Datos a encuadernar para presentar las cuentas anuales de la empresa en el registro mercantil

Para depositar las cuentas en el registro se debe encuadernar lo siguiente:
Balance de situación, cuenta de perdidas y ganancias, memoria e informe de auditoría(copia) si hubiera obligación de auditar la empresa. Se puede añadir el informe de gestión del ejercicio(opcional). Pero no hay que encuadernar las copias oficiales que el registro entrega. Estas simplemente hay que presentarlas rellenas y firmadas. Además dependiendo de la provincia(en Madrid se exige), puede ser necesario que se adjunte una copia legitimada por notario(legitimación de firmas) del certificado de posesión del acta de aprobación de cuentas anuales.

Tengo entendido que esto que me dices es el libro oficial y obligatorio que se llama de inventarios y cuentas anuales, y que se debe presentar en Abril.
Entonces...¿por qué se presenta ahora?.
Verás a mi me lleva la contabilidad una gestoría, y la gestora lleva en Abril el Diario y un balance de sumas y saldos y ahora en Julio, lleva la memoria y el balance de perdidas y ganancias, ambos encuadernados por separado.
No sé pero yo tengo dudas de que esto que me hace esté correcto y por eso quería informarme bien.
Otra dudilla... Si la memoria dice el código de comercio que se lleva al registro en abril, formando parte del libro de inventarios y cuentas anuales, entonces ¿Cómo es que se aprueba por la junta de accionistas en Julio? Me parece raro...