Solicitar prorroga certificado
Mi certificado de calidad me caduca el 12 de Agosto de 2005 y la auditoría externa de renovación la tengo el 25-26 de julio, pero me dice el responsable de mi expediente que va a ser imposible revisar las no conformidades que me surjan durante la auditoría externa antes del 12 de Agosto. Por ello me pide que le haga un escrito indicando los motivos por los cuales necesitar prorrogar el certificado durante dos meses.
Yo los motivos que he indicado, son que por motivos organizativos de la empresa, he tenido que planificar a mi personal y a las obras con el fin de que el día de la auditoría pudiéramos visitar una obra in situ. Otro motivo que le he puesto es que como tenemos mucho trabajo hemos tenido que contratar a gente y necesitamos tiempo para que nuestros nuevos trabajadores puedan adaptarse a nuestros procedimientos de calidad.
No se si te parecerán buenos motivos y o me podrías decir tu alguno más convincente.
Yo los motivos que he indicado, son que por motivos organizativos de la empresa, he tenido que planificar a mi personal y a las obras con el fin de que el día de la auditoría pudiéramos visitar una obra in situ. Otro motivo que le he puesto es que como tenemos mucho trabajo hemos tenido que contratar a gente y necesitamos tiempo para que nuestros nuevos trabajadores puedan adaptarse a nuestros procedimientos de calidad.
No se si te parecerán buenos motivos y o me podrías decir tu alguno más convincente.
1 respuesta
Respuesta de dodompa
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El motivo de cambio organizativo es el más convincente.
Ahora vamos con él.
Contratar nuevos trabajadores, en realidad es poco motivo, a no ser que impliquen cambios en la organización. Es así por que van a evaluar el sistema de calidad. Si un trabajador nuevo no conoce la política de calidad, por ejemplo, como mucho será una pequeña observación. En realidad, cara al sistema de calidad, la contratación de gente no supone ningún cambio.
Los cambios organizativos en realidad sí afectan al sistema de gestión de la calidad.
Para empezar pueden haber cambios de responsabilidades; nuevas necesidades, etc. En último término, el alcance del certificado puede variar dependiendo de esta nueva organización.
De hecho, en general las entidades certificadoras te piden que les informes puntualmente de cualquier cambio que afecte a la organización de la empresa.
Por todo ello, solicitar prorrogar el certificado durante un par de meses por estos cambios organizativos suele ser aceptado sin muchos problemas.
Si, como planteas en tu pregunta (según creo entender) es un tema de agenda para tener gente disponible para visitar una obra, me parece un motivo un tanto flaco. La fecha de la auditoría podría adelantarse o retrasarse unos días; sin tener por qué ser los 2 meses de los que me hablas.
La prórroga del certificado, que no retraso de la fecha de la auditoría, debe estar justificada por algo sustancial que afecte al sistema de calidad:
1. Cambios organizativos (cambios en el organigrama)
2. Adquisición de empresas
3. Ampliación o reducción del alcance de la certificación
4. Importantes cambios tecnológicos
5. Existencia de otro proceso de certificación paralelo (medio ambiental por ejemplo)
6. Existencia de un proceso fuerte de auditoría por parte de clientes
Esos son los motivos que a priori veo más factibles. Recalco que se trata de prorrogar el certificado, y no de retrasar la auditoría.
Si ya has realizado el comunicado, te lo aceptarán o no. Si no lo has hecho, piensa en estos puntos, fundamentalmente en los cambios organizativos que pudieran afectar al sistema de calidad (creación de nuevos departamentos/dependencias/responsabilidades)
Finalmente, en su defecto, decirte que lo más normal es que, pese a todo, y aun no admitiendo la prórroga, no creo que os quitaran el certificado, sino que lo pondrían en suspenso durante un periodo que estimaran adecuado (1, 2 meses) a la espera de la auditoría.
Ahora vamos con él.
Contratar nuevos trabajadores, en realidad es poco motivo, a no ser que impliquen cambios en la organización. Es así por que van a evaluar el sistema de calidad. Si un trabajador nuevo no conoce la política de calidad, por ejemplo, como mucho será una pequeña observación. En realidad, cara al sistema de calidad, la contratación de gente no supone ningún cambio.
Los cambios organizativos en realidad sí afectan al sistema de gestión de la calidad.
Para empezar pueden haber cambios de responsabilidades; nuevas necesidades, etc. En último término, el alcance del certificado puede variar dependiendo de esta nueva organización.
De hecho, en general las entidades certificadoras te piden que les informes puntualmente de cualquier cambio que afecte a la organización de la empresa.
Por todo ello, solicitar prorrogar el certificado durante un par de meses por estos cambios organizativos suele ser aceptado sin muchos problemas.
Si, como planteas en tu pregunta (según creo entender) es un tema de agenda para tener gente disponible para visitar una obra, me parece un motivo un tanto flaco. La fecha de la auditoría podría adelantarse o retrasarse unos días; sin tener por qué ser los 2 meses de los que me hablas.
La prórroga del certificado, que no retraso de la fecha de la auditoría, debe estar justificada por algo sustancial que afecte al sistema de calidad:
1. Cambios organizativos (cambios en el organigrama)
2. Adquisición de empresas
3. Ampliación o reducción del alcance de la certificación
4. Importantes cambios tecnológicos
5. Existencia de otro proceso de certificación paralelo (medio ambiental por ejemplo)
6. Existencia de un proceso fuerte de auditoría por parte de clientes
Esos son los motivos que a priori veo más factibles. Recalco que se trata de prorrogar el certificado, y no de retrasar la auditoría.
Si ya has realizado el comunicado, te lo aceptarán o no. Si no lo has hecho, piensa en estos puntos, fundamentalmente en los cambios organizativos que pudieran afectar al sistema de calidad (creación de nuevos departamentos/dependencias/responsabilidades)
Finalmente, en su defecto, decirte que lo más normal es que, pese a todo, y aun no admitiendo la prórroga, no creo que os quitaran el certificado, sino que lo pondrían en suspenso durante un periodo que estimaran adecuado (1, 2 meses) a la espera de la auditoría.
