Gestionar contactos con base de datos

Le comento mi situación.
Trabajo en una fundación y tengo que hacer constantemente envío de correos masivos con outlook a ongs, profesores, alumnos, asociaciones y otras categorías. Me gustaría mantener gestionadas cada una de estas categorías en una base de datos sencilla con los campos por ejemplo de: nombre, dirección, teléfono, mail... Y que cada una de estas categorías sea visible en outlook como grupo de contactos de tal forma que si sólo me interesa hacer un envío masivo que llegue a las categorías de profesores y alumnos, le pinche a ambas y envíe mail a todos los profesores y alumnos que tenga en mi supuesta base de datos. Es decir alguna base de datos sincronizada con outlook (trabajo cono este programa) que me permita gestionar los envíos masivos de mis contactos.
Lo único que se me ocurre es o más parecido es copiar la columna de contactos que tengo en excel y pegar en destinatarios de outlook, pero esto es muy engorroso y me gustaría encontrar algún método más efectivo. Muchas gracias de antemano por su ayuda, y reciba un cordial saludo de mi parte.