Relaciones y tablas para sacar información
¡Hola expertos!
Estoy organizando el archivo de correspondencia de la empresa pero me veo en el problema de que por un lado están las cartas enviadas y recibidas y por otro los documentos que se adjuntaron con esas cartas, pero no hay ninguna forma de relacionarlos sin leer las cartas y luego buscarlos, por que un mismo documento salió con varias cartas y una misma carta salía con varios documentos. Y mis jefes quieren que eso cambie y se organice de alguna manera más cómoda, así que pensé que una base de datos podría hacerlo.
Por ahora he creado la base de datos con dos tablas "CARTAS" e "INFORMES" y la relación entre ellos la he definido como "varios a varios" mediante una tabla "ANEXO" que solo contiene las claves principales de las otras dos.
Y ahora es cuando empiezan los problemas por que no se cómo hacer útil la información:
Mi idea es que viendo el registro de la carta se pudiesen ver debajo los documentos adjuntados a esa carta
1º ¿Cómo hago que el documento esté adjuntado a esa carta?
2º ¿Tiene sentido haber puesto que las claves principales se indexen con duplicados? ¿Debe ser así en ambas o solo en la que me gustaría que apareciese como subformulario?
3º ¿Cómo hago que la tercera tabla se rellene de forma automática? ¿Sirve para algo más que relacionar las otras tablas?
4º ¿Tengo que crear una consulta de agregación, la correspondiente macro y poner un botoncito en el formulario para introducir datos?
¡Muchas gracias por vuestra ayuda!
PD-> Por motivos de confidencialidad no podría enviar la BBDD a nadie, así que la ayuda tendrá que ser online pero si no habéis entendido algo en la pregunta intentaré explicarme mejor
Estoy organizando el archivo de correspondencia de la empresa pero me veo en el problema de que por un lado están las cartas enviadas y recibidas y por otro los documentos que se adjuntaron con esas cartas, pero no hay ninguna forma de relacionarlos sin leer las cartas y luego buscarlos, por que un mismo documento salió con varias cartas y una misma carta salía con varios documentos. Y mis jefes quieren que eso cambie y se organice de alguna manera más cómoda, así que pensé que una base de datos podría hacerlo.
Por ahora he creado la base de datos con dos tablas "CARTAS" e "INFORMES" y la relación entre ellos la he definido como "varios a varios" mediante una tabla "ANEXO" que solo contiene las claves principales de las otras dos.
Y ahora es cuando empiezan los problemas por que no se cómo hacer útil la información:
Mi idea es que viendo el registro de la carta se pudiesen ver debajo los documentos adjuntados a esa carta
1º ¿Cómo hago que el documento esté adjuntado a esa carta?
2º ¿Tiene sentido haber puesto que las claves principales se indexen con duplicados? ¿Debe ser así en ambas o solo en la que me gustaría que apareciese como subformulario?
3º ¿Cómo hago que la tercera tabla se rellene de forma automática? ¿Sirve para algo más que relacionar las otras tablas?
4º ¿Tengo que crear una consulta de agregación, la correspondiente macro y poner un botoncito en el formulario para introducir datos?
¡Muchas gracias por vuestra ayuda!
PD-> Por motivos de confidencialidad no podría enviar la BBDD a nadie, así que la ayuda tendrá que ser online pero si no habéis entendido algo en la pregunta intentaré explicarme mejor
