¿Como mostrar el registro máximo en Access?
Estoy realizando una base de datos, y me encuentro con el problema para mostrar el valor máximo de una tabla. Os explico la situación:
Tengo una tabla llamada "Acciones" en la que se encuentran muchas acciones de un mismo expediente con diferentes fechas, por ejemplo:
Referencia - Fecha - Notas
589 - 19/03/2014 - Primera acción
589 - 23/03/2014 - Segunda acción
123 - 20/03/2014 - Acción
En este ejemplo, el resultado del formulario debería mostrarme solo los registros:
589 - 23/03/2014 - Segunda acción
123 - 20/03/2014 - Acción
¿Cómo puedo realizar esta operación? Os adelanto que no tengo ni idea de SQL.
1 Respuesta
Puedes hacerlo de forma sencilla por medio de una consulta de datos agrupados.
Para ello sigue estos pasos:
1º/ Crea una consulta en vista diseño, selecciona tu tabla "Acciones" y los campos que necesites mostrar.
2º/ En la cinta de opciones o en el menú, según la versión que uses de access, verás que hay un símbolo de sumatorio (letra sigma), con la leyenda "Totales". Lo pulsas, y verás que en el la parte de abajo del diseño de la consulta te aparece una nueva fila, llamada "Total"
3º/ Por defecto, para todos los campos debiera mostrarte la opción "Agrupar por". Pues bien, en el campo Fecha, se lo cambias a "Máx" y en el campo Accion se lo cambias a "Último"
4º/ Luego el formulario lo construyes sobre esta nueva consulta. Pero ten en cuenta que será de sólo lectura, no te va a permitir modificar los registros.
Lo primero muchísimas gracias por tu ayuda.
Pero si hago lo que me dices no me muestra si tengo dos acciones con la misma fecha. Por ejemplo si en mi tabla de Acciones tengo los siguientes datos:
Referencia - Fecha - Notas
589 - 19/03/2014 - Primera acción
589 - 23/03/2014 - Segunda acción
589 - 23/03/2014 - Tercera acción
123 - 20/03/2014 - Acción
En el resultado del formulario debería mostrarme solo los registros ya que la de referencia 589 tienen la misma fecha:
589 - 23/03/2014 - Segunda acción
589 - 23/03/2014 - Tercera acción
123 - 20/03/2014 - Acción
¿Es posible de esta manera? Creo que una vez lo conseguí, pero no se como.
Gracias de antemano.
Entonces tienes que usar una consulta intermedia:
1º/ En la consulta de totales que tienes, eliminas el campo "Accion", para que te quede sólo Referencia (en "agrupar por") y Fecha (en Máx")
2º/ Creas una consulta nueva en vista Diseño, y añades la consulta anterior y la tabla original. Arrastras el campo "Referencia" de la tabla sobre el campo "Referencia" de la Consulta, y lo mismo con el campo "Fecha" (igual en la consulta te aparece como MáxDeFecha).
3º/ Seleccionas los campos Referencia y Fecha (o MáxDeFecha) de la consulta y Accion de la tabla y guardas. Ya te debieran de salir los resultados esperados.
Te dejo aquí un ejemplo para que lo veas más claro: BD
