A ese método de trabajo Jhonny se le llama por Referencias Externas. Lógicamente el archivo ha de estar ubicado en un servidor y los usuarios, que estarán en red, trabajarán realmente con una copia "imagen" del archivo que contendrá la información que se decida cuando se cree la referencia externa.
Resulta útil porque evita estar trasladando el archivo y porque reduce considerablemente el tiempo de regenerado ya que mucha información realmente no se encuentra en el archivo.
Es ideal para compartir diferentes aspectos del trabajo pero requiere de una constante comunicación y coordinación para saber en todo momento quien está trabajando con el archivo y en qué está trabajando.