Hay que reflejar por escrito el cobro de una paga extraordinaria por beneficios?

En mi empresa se ha decidido incentivar a dos de sus trabajadores con una paga "extra" de beneficios prorrateada mes a mes, que no está establecida por convenio. Ellos están al corriente, pero quisiera saber si hay que reflejarlo por escrito, si es así, si hay que indicar la duración y los motivos, y si es un incentivo consolidable que no pueda dejar de ser abonado cuando el empresario vea que no puede seguir manteniendo este incentivo.