Envío de ficheros a Protección de Datos

Trabajo para una empresa que vende productos y ofrece servicios online. Esta empresa quiere poner en marcha un newsletter dirigido a los usuarios que, previamente se inscriban en el mismo. Me gustaría saber cómo debo llevar a cabo la obligación de envío de ficheros a Protección de Datos, ¿qué formato se admiten para estos ficheros?, ¿Qué datos se incluyen?, ¿Existe algún modelo de fichero para descargar?, ¿Cada vez que se de una persona de alta, tengo que comunicarlo?. Agradecería que alguien me aclarase bien cómo funciona, ya que la página web de la sede electrónica de la Agencia Española de Protección de Datos no explica con claridad los trámites ni quienes están obligados.