¿Por qué una regla que creo en Outlook no se ejecuta automáticamente?

Tenemos un buzón corporativo de Outlook en mi empresa y nos han dado permisos con nuestras cuentas personales. Tenemos permisos máximos se supone (que no se si es lo mismo que perfil máximo, o privilegios o como se llame), podemos borrar, crear, mover, etc.

La cosa es que somos muchos y queremos crear unas reglas para que cada email que recibamos con un determinado asunto, se mueva automáticamente a carpetas nuestras personales que hemos creado.
El problema está en que creamos la regla de manera local en cada ordenador y funciona bien, pero solo cuando la ejecutamos. Es decir, ponemos la regla de que cada email que contenga el asunto "pepito" vaya a la carpeta "pepito", pues si damos a ejecutar regla, todos los emails se van a esa carpeta, pero los nuevos que entran no, tenemos que estar dándole a ejecutar regla todo el rato.
He probado en mi correo personal y la regla, la misma, funciona perfectamente. Automáticamente cuando entra un email con "pepito" en el asunto ni si quiera entra a la bandeja de entrada, va directamente a "pepito".
¿Alguna idea de qué puede estar pasando? Es tema de privilegios, ¿permisos o algo? No sabemos quien es el creador del buzón, algún jefe de arriba supongo, ¿al qué habría que buscar y pedirle exactamente el que?