3 métodos para dividir archivos PST en Microsoft Outlook
Outlook tiene un límite establecido para los archivos PST sobre el cual comienzan a reaccionar a la gran cantidad de datos almacenados en él. Incluso Microsoft ha mencionado pautas para ayudar a los usuarios a mantener los archivos PST dentro del tamaño límite. Un aumento en el tamaño del archivo puede resultar en situaciones desfavorables y pérdida de datos en la medida. Esta es la razón por la que dividir el archivo PST es más fácil que intentar recuperar datos de cabos sueltos. Los archivos PST funcionan muy bien y con rapidez en tamaños pequeños y, por lo tanto, dividirlos también puede dificultar el trabajo del usuario. En este blog, estudiaremos y discutiremos los métodos que se pueden usar para dividir los archivos PST para mejorar los estándares de trabajo y el rendimiento de Outlook. Los métodos discutidos serán universales y se pueden aplicar a cualquier versión de Outlook de 2016, 2013, 2010 y 2007.
¿Cuál es la necesidad de dividir archivos PST?
• Si los archivos PST grandes no se dividen, causarán problemas de rendimiento en Outlook. La aplicación tiende a ralentizarse con un tamaño de archivo PST aumentado o excesivo.
• Outlook rechaza la solicitud del usuario para almacenar datos en el archivo si hay escasez de espacio en el archivo PST.
• Lo peor del lote es la inaccesibilidad a los datos para el usuario en caso de exceder el límite de tamaño del archivo.
• La pérdida de datos es siempre uno de los problemas más comunes y peligrosos causadospor archivos PST de gran tamaño.
Método 1: usar el proceso de importación/exportación para reducir el tamaño del archivo PST
Este proceso es muy popular para transferir archivos de un PST a otro, pero también se puede utilizar como herramienta para reducir el tamaño de los archivos PST. Veamos cómo podemos hacerlo.
• En MS Outlook, haga clic en el botón Archivo del menú superior.
• En el cuadro que aparece en la información de la cuenta, haga clic en Configuración de la cuenta> Configuración de la cuenta.
• Debajo del botón Archivos de datos, verá el botón Agregar, haga clic en él. Esto le permitirá crear un nuevo PST.
• Ingrese el nombre del archivo y seleccione el tipo como archivo de datos de Outlook (.pst) antes de hacer clic en Aceptar para comenzar a crear un nuevo PST.
• En los archivos de datos, podrá ver el nuevo PST.
• Vuelva a ir a Archivo y seleccione Abrir y exportar> Importar/Exportar.
• En el siguiente cuadro, seleccione Exportar a un archivo y haga clic en Siguiente para continuar.
• Seleccione el archivo de datos de Outlook (.pst) en la ventana que aparece y haga clic en Siguiente.
• Elija las carpetas y marque la opción Incluir subcarpetas para exportar datos.
• Ahora haga clic en el botón Examinar para seleccionar una ubicación para guardar el archivo y marque No exportar elementos duplicados antes de hacer clic en Finalizar.
Método 2: usar la opción Mover a carpeta y administrar archivos PST grandes
• Simplemente siga los tres primeros pasos del método anterior para comenzar.
• Después de hacer clic en el botón Agregar, en su perfil de Outlook, vaya a Inicio y abra el archivo PST predeterminado. Seleccione los elementos que desea transferir al nuevo archivo PST creado anteriormente. Puede usar el botón Mover de la cinta y seleccionar Copiar a carpeta en el menú desplegable.
• Elija el archivo PST para que todos los datos seleccionados se puedan mover al nuevo archivo.
• Elimine los datos copiados del PST predeterminado, lo que reducirá el tamaño del archivo.
Método 3: usar Archive Wizard para reducir el tamaño del archivo
• Inicie su aplicación de Outlook, vaya a Archivo> Información> Herramientas> Limpiar elementos antiguos para iniciar el proceso.
• En este paso, deberá elegir una carpeta para archivar, una fecha para archivar y hacer clic en Examinar para seleccionar la ubicación deseada para guardar el archivo de archivo. Luego haga clic en Aceptar.
Envolviendolo
Los archivos PST de gran tamaño no son buenos para Outlook, ya que reducen el rendimiento y la velocidad, y pueden provocar la pérdida de datos. Sin embargo, los archivos PST de gran tamaño pueden reducirse y usarse nuevamente dividiéndolos. Hay herramientas de terceros para dividir PST disponibles para este trabajo, pero los métodos manuales pueden ser suficientes para resolver este problema.
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