Base de datos y códigos de barras

Soy maestro en un colegio y además encargado de la gestión del comedor escolar. Últimamente el número de usuarios ha crecido mucho y estoy trabajando en un sistema de control de presencia a través de código de barras.
Ahora mismo estoy probando con el código 39, una pocket pc y un lector de códigos para pocket pc de la marca socket. Más o menos funciona, porque al tener que escribir apellidos y nombre del alumnado queda un código de barras bastante largo (pongo una fuente de tamaño más pequeña).
Pero se me plantea otra solución al problema, cada alunma/o tiene asignado un número de identificación escolar, más corto que sus apellidos y nombre, que podría utilizar en el código de barras (del tipo EAN). Mi duda es si existe algún software para asociar un número (en este caso el número de identificación escolar) con los apellidos y nombre de la alumna/o. En los supermercados los escáneres de las cajas leen un código de barras y en el ticket de compra aparece el nombre del producto. Una asociación de ese tipo es la que necesitaría para este sistema de identificación. También he pensado si con access o excel podría crearse alguna base de datos que automáticamente al leer el código de barras hiciera aparecer los apellidos y nombre del alumnado.
Espero que puedas echarme una mano, o aclararme algunas dudas, si sabes de libros o páginas web que puedan ayudarme. Espero que este foro sea el adecuado para mi pregunta.