Secretario inepto

Vivo en una comunidad en la que desde hace 20 años lleva las cuentas uno de los vecinos el cual, tiene por costumbre ir a las reuniones si presentar cuentas, nunca dice si existen cuentas pendientes por parte de los vecinos, hace dos años fui el presidente y le solicité que me informara sobre el estado de las mismas ya que era necesario pedir dinero a los vecinos para la calefacción, me comentó que todo el mundo estaba al día lo que resulto más adelante que no era cierto, este señor sigue actuando de la misma manera y he comprobado que en realidad no sabe quien paga y quien no paga ya que reclama cuotas pendientes a vecinos que estan al día, mi pregunta es ¿que derecho y que pasos hay que seguir para que este señor entregue todos los papeles a la comunidad? En caso de que existan cuentas pendientes de los vecinos de años atras, ¿Cuando prescriben estas cuotas?