Documentar un hallazgo

tengo poco tiempo de ejercer el puesto de supervisor de almacen y en las supervisiones que hago encuentro diferencias de inventarios al confrontar la cantidad en el kardex y la existencia física del material; Quiero documentar y evidenciar estos hallazgos sin incurrir en alguna falta o transgredir los derechos de los trabajadores.

salvo tu opinión yo quiero primero hacer el levantamiento del hallazgo, después otorgar un plazo razonable para que el responsable justifique y después según el resultado actuar.

Podrás orientarme:

Tener una especie de formato o machote redactado para evidenciar el hallazgo, otro para justificar y otro para actuar en consecuencia.

Es recomendable hacer actas administrativas, cual es su redacción

Agradezco tu aporte para un buen fin de los trabajadores y el mio

Gracias.