Firmar documentos informáticos
Buenas tardes. Trabajo en una empresa alimentaria con certificación ISO 9001. Estamos informatizando el sistema de forma que cada vez más registros que siempre se han realizado y firmado en formato papel, ahora pretendemos que sean informáticos, sin necesidad de imprimirlos. La duda surge en los documentos que se deben de firmar, p. Ej. Un control de calidad en líneas de producción o incluso registros realizados y firmados por personas de distintos departamentos. Por ejemplo el Dpto. De compras inicia y firma la primera parte del registro, que pasa a calidad en recepción, aquí se cumplimenta y firma y acaba en control de calidad en expedición. Tenemos red para compartir documentos pero no sé qué es válido para ISO 9001 si no está la firma del "puño y letra" de cada responsable.
Muchas gracias,
Un saludo!
Muchas gracias,
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1 respuesta
Respuesta de gregorym
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Felicitaciones por la informatización, el medio ambiente te lo agradece.
Puedes informatizar cada etapa de tu proceso y prescindir, en gran medida, de los papeles con firmas, siempre y cuando tu sistema informático sea confiable y un manejo de accesos a usuarios bien aceitado. Para ello debes tener el procedimiento de control de documentos que contempla el manejo electrónico de la información de manera bien clara, y si no lo tienes debes escribirlo, o modificar el existente. El sistema así concebido es perfectamente válido para la ISO. Lo importante para la ISO es que las evidencias de procesos existan y que estén controlados. Los usuarios responsables bien definidos y los documentos bien controlados te permitirá sortear cualquier auditoría de sistema, sean documentos en papel o electrónicos.
¿Qué significa la firma de puño?. Pues, una validación, un aval, una prueba, etc. Y esto perfectamente se puede lograr con medios electrónicos. Recuerda, el pequeño secreto está en el procedimiento de control de los documentos y los registros, que sea claro y conciso.
Puedes informatizar cada etapa de tu proceso y prescindir, en gran medida, de los papeles con firmas, siempre y cuando tu sistema informático sea confiable y un manejo de accesos a usuarios bien aceitado. Para ello debes tener el procedimiento de control de documentos que contempla el manejo electrónico de la información de manera bien clara, y si no lo tienes debes escribirlo, o modificar el existente. El sistema así concebido es perfectamente válido para la ISO. Lo importante para la ISO es que las evidencias de procesos existan y que estén controlados. Los usuarios responsables bien definidos y los documentos bien controlados te permitirá sortear cualquier auditoría de sistema, sean documentos en papel o electrónicos.
¿Qué significa la firma de puño?. Pues, una validación, un aval, una prueba, etc. Y esto perfectamente se puede lograr con medios electrónicos. Recuerda, el pequeño secreto está en el procedimiento de control de los documentos y los registros, que sea claro y conciso.
