Anónimo
Manual de procedimientos de una empresa
Necesito saber quién es competente para redactar un manual de procedimientos de cada uno de los procesos de una empresa. Trabajo para una S.L. De administrativa y soy licenciada en Derecho y quisiera saber si yo, con el apoyo de los 2 socios existentes, puedo redactar dicho manual de procedimientos (es una PYME con muy pocos trabajadores). Asimismo, quería preguntarle que una vez redactado y si todos estamos de acuerdo con dicho manual, ¿debe aprobarse por algún organismo o sería válido sólo con las firmas de los socios? Es que no sabemos si esos manuales son internos de la empresa. En caso de que haya que aprobarlo ¿quién es la autoridad competente para ello?
Respuesta de marsanz
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Por lo que me indicas, me parece que te refieres a Manuales de Procedimientos que no están dentro de un Sistema de Gestión de calidad como ISO, por ejemplo. Generalmente los manuales son elaborados por el encargado de calidad, o en su defecto, por RR. HH., pero eso dependerá de cada empresa, especialmente de su tamaño.
En una empresa pequeña, como la que tú me mencionas, en realidad los manuales los puede hacer cualquiera que esté capacitado para ello. Por cierto, no existe disposición legal o administrativa alguna que te obligue a contar con esos manuales por lo que también existe la opción de no hacerlos y no pasa nada.
Ninguna autoridad externa a tu empresa debe aprobar los manuales. Son documentos de uso interno.
Aunque no es necesario, no está mal que todos los involucrados en los procesos firmen dicho manual como una forma de comprometerse a cumplirlos. De esa forma, el no cumplimiento de lo que disponga el respectivo manual podría incluso llegar a ser sancionable.
Finalmente, los Manuales de Procedimientos no pueden convertirse en documentos "eternos" que ahí quedan para toda la vida. El Manual debe ser básicamente dinámico, cambiante, optimizable, a fin de ir incorporando todas las mejoras sugeridas especialmente por los operadores de los procesos, que son, en definitiva, los que más saben de cada proceso. Cada modificación deberá seguir el mismo trámite que el documento original, esto es, difusión, recepción de sugerencias y compromiso de cumplimiento.
Espero haberte ayudado y que tus dudas ya estén resueltas, si necesitas algo más, no dudes en preguntar.
En una empresa pequeña, como la que tú me mencionas, en realidad los manuales los puede hacer cualquiera que esté capacitado para ello. Por cierto, no existe disposición legal o administrativa alguna que te obligue a contar con esos manuales por lo que también existe la opción de no hacerlos y no pasa nada.
Ninguna autoridad externa a tu empresa debe aprobar los manuales. Son documentos de uso interno.
Aunque no es necesario, no está mal que todos los involucrados en los procesos firmen dicho manual como una forma de comprometerse a cumplirlos. De esa forma, el no cumplimiento de lo que disponga el respectivo manual podría incluso llegar a ser sancionable.
Finalmente, los Manuales de Procedimientos no pueden convertirse en documentos "eternos" que ahí quedan para toda la vida. El Manual debe ser básicamente dinámico, cambiante, optimizable, a fin de ir incorporando todas las mejoras sugeridas especialmente por los operadores de los procesos, que son, en definitiva, los que más saben de cada proceso. Cada modificación deberá seguir el mismo trámite que el documento original, esto es, difusión, recepción de sugerencias y compromiso de cumplimiento.
Espero haberte ayudado y que tus dudas ya estén resueltas, si necesitas algo más, no dudes en preguntar.
3 respuestas más de otros expertos
Respuesta de Ricardo Viera
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Las personas que deben redactar los procedimientos son aquellas que tengan amplio conocimiento del proceso, si están involucrados con el mismo mucho mejor.
Sería un error que alguien que no es parte del proceso que no lo conoce, documente algo y lo entregue para su cumplimiento, ese sistema de gestión estaría mal documentado. Ejemplo que el consultor lo redacte.
Que lo revise un grupo o comité esta bien.
2)
La metodología de aprobación debe determinarse desde la gestión de documentos. Quién revisa y confecciona debe ser según el punto 1) y quién aprueba debe ser alguna autoridad del sistema de gestión ej representante de la dirección, etc.
Tanto sean documentos internos como externos deben ser aprobados para formar parte del sistema.
La forma de aprobarlo puede ser: Firmado por la autoridad o sin firma, documento digitalizado que se sube a la intranet por ejemplo quien lo sube tiene el código para hacerlo. La ISO no obliga a la firma sino a que tengamos una metodología.
Gracias por consultar.
Ricardo Viera
www.normasiso.ning.com
Las personas que deben redactar los procedimientos son aquellas que tengan amplio conocimiento del proceso, si están involucrados con el mismo mucho mejor.
Sería un error que alguien que no es parte del proceso que no lo conoce, documente algo y lo entregue para su cumplimiento, ese sistema de gestión estaría mal documentado. Ejemplo que el consultor lo redacte.
Que lo revise un grupo o comité esta bien.
2)
La metodología de aprobación debe determinarse desde la gestión de documentos. Quién revisa y confecciona debe ser según el punto 1) y quién aprueba debe ser alguna autoridad del sistema de gestión ej representante de la dirección, etc.
Tanto sean documentos internos como externos deben ser aprobados para formar parte del sistema.
La forma de aprobarlo puede ser: Firmado por la autoridad o sin firma, documento digitalizado que se sube a la intranet por ejemplo quien lo sube tiene el código para hacerlo. La ISO no obliga a la firma sino a que tengamos una metodología.
Gracias por consultar.
Ricardo Viera
www.normasiso.ning.com
Gracias por su respuesta. Sé que quien deba redactar el manual debe tener amplio conocimiento del proceso y es que ya le digo que somos escasamente 3 trabajadores y a pesar de yo estar en el dpto. de Administración, soy la que mejor y más involucrada estoy en los procesos de la empresa y por ello, lo que queríamos saber es si hace falta que alguien con un cargo en concreto pueda hacerlo o puedo hacerlo yo. Respecto a la aprobación no hemos entendido muy bien la respuesta a mi pregunta anterior. ¿Me podría poner un ejemplo en el caso de la empresa para la que trabajo? Ya le digo que somos 2 trabajadores, el Administrador (que es autónomo) y los 2 socios de la S.L.
Podes hacerlo vos. SI, redactá vos los documentos. Esto te lo afirmo por el tamaño de la empresa y por tu involucración.
Con respecto a la gestión de documentos, sería: el total de trabajadores decide poner en marcha el procedimiento (dejar constancia en un acta), sería la aprobación y vos lo subís en un servidor por ejemplo. Nada de papeles, firmar hoja por hoja, ni sello. Los doc te recomiendo en pdf para que no se pueden modificar.
Con respecto a la gestión de documentos, sería: el total de trabajadores decide poner en marcha el procedimiento (dejar constancia en un acta), sería la aprobación y vos lo subís en un servidor por ejemplo. Nada de papeles, firmar hoja por hoja, ni sello. Los doc te recomiendo en pdf para que no se pueden modificar.
Respuesta de ignaciog
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El reparto de responsabilidades es una de las primeras tareas que deben realizarse en un sistema de gestión de calidad. En la organización debe existir un "representante de la dirección" que normalmente es denominado "Responsable de Calidad" o "Director de Calidad", entiendo por el contenido de tu pregunta que te ha correspondido esta labor.
Es necesario disponer de un procedimiento para el "control de la documentación" en el que se tiene que definir quienes son los responsables de elaborar, revisar y/o aprobar cada uno de los documentos, entre ellos los procedimientos. La norma no establece quienes son los responsables de estas tareas, estas responsabilidades son definidas por la propia organización que implanta el sistema.
Para tu caso en concreto, te recomiendo que si eres la responsable del sistema elabores tú los procedimientos con la información aportada por cada uno de los departamentos y que estos procedimientos sean aprobados por la dirección o los socios.
Ningún organismo externo aprobará o validará tus procedimientos, es válido con la aprobación interna por la persona definida en el procedimiento de control de documentación. Los manuales siempre son internos de la empresa.
Lo habitual es que externamente participen:
- Consultor, opción no elegida por vosotros, y que colaboraría en la redacción de la documentación y en la implantación del sistema, generalmente no aparece reflejado en los procedimientos.
- Auditor de certificación: no aprueba ningún documento, únicamente revisa vuestro sistema y si cumplís con los requisitos de la norma os da el certificado.
En el siguiente enlace tienes un ejemplo de como se aprueba un documentos del sistema y de las personas que participan (ver únicamente la portada para tu pregunta):
http://www.hederaconsultores.com/docs/Ejemplo_Manual_de_Calidad_ISO_9001.pdf
Espero haberte aclarado la duda, suerte y un saludo.
Ignacio
www.hederaconsultores.com
Es necesario disponer de un procedimiento para el "control de la documentación" en el que se tiene que definir quienes son los responsables de elaborar, revisar y/o aprobar cada uno de los documentos, entre ellos los procedimientos. La norma no establece quienes son los responsables de estas tareas, estas responsabilidades son definidas por la propia organización que implanta el sistema.
Para tu caso en concreto, te recomiendo que si eres la responsable del sistema elabores tú los procedimientos con la información aportada por cada uno de los departamentos y que estos procedimientos sean aprobados por la dirección o los socios.
Ningún organismo externo aprobará o validará tus procedimientos, es válido con la aprobación interna por la persona definida en el procedimiento de control de documentación. Los manuales siempre son internos de la empresa.
Lo habitual es que externamente participen:
- Consultor, opción no elegida por vosotros, y que colaboraría en la redacción de la documentación y en la implantación del sistema, generalmente no aparece reflejado en los procedimientos.
- Auditor de certificación: no aprueba ningún documento, únicamente revisa vuestro sistema y si cumplís con los requisitos de la norma os da el certificado.
En el siguiente enlace tienes un ejemplo de como se aprueba un documentos del sistema y de las personas que participan (ver únicamente la portada para tu pregunta):
http://www.hederaconsultores.com/docs/Ejemplo_Manual_de_Calidad_ISO_9001.pdf
Espero haberte aclarado la duda, suerte y un saludo.
Ignacio
www.hederaconsultores.com
Respuesta de maxcelis
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Necesito saber quién es competente para redactar un manual de procedimientos de cada uno de los procesos de una empresa.
R.- De acuerdo a las recomendaciones, las personas que realizan cada proceso, previa capacitación sobre redacción.
Trabajo para una S.L. de administrativa y soy licenciada en Derecho y quisiera saber si yo, con el apoyo de los 2 socios existentes, puedo redactar dicho manual de procedimientos (es una PYME con muy pocos trabajadores).
R.- También puede hacerlo, sólo hay un inconveniente, ¿qué tanto conocen y realizan los procesos que van a documentar en el manual de procedimientos?, cuando el que elabora el procedimiento desconoce el proceso tiende a incluir actividades que no proporcionan "valor agregado" al proceso
Asimismo, quería preguntarle que una vez redactado y si todos estamos de acuerdo con dicho manual, ¿debe aprobarse por algún organismo o sería válido sólo con las firmas de los socios?
R.- Si el documento es para uso interno sólo con la autorización de la alta dirección de la organización (o del representante de la dirección), si es para uso externo, por la(s) persona(s) que van a vigilar su cumplimiento, en ambos casos, quien autoriza debe estar consciente que va a revisar su implantación ny cumplimiento.
Es que no sabemos si esos manuales son internos de la empresa. En caso de que haya que aprobarlo ¿quién es la autoridad competente para ello?
R.- Depende del país donde viva y de la autoridad que será "afectada" con dichos procesos.
R.- De acuerdo a las recomendaciones, las personas que realizan cada proceso, previa capacitación sobre redacción.
Trabajo para una S.L. de administrativa y soy licenciada en Derecho y quisiera saber si yo, con el apoyo de los 2 socios existentes, puedo redactar dicho manual de procedimientos (es una PYME con muy pocos trabajadores).
R.- También puede hacerlo, sólo hay un inconveniente, ¿qué tanto conocen y realizan los procesos que van a documentar en el manual de procedimientos?, cuando el que elabora el procedimiento desconoce el proceso tiende a incluir actividades que no proporcionan "valor agregado" al proceso
Asimismo, quería preguntarle que una vez redactado y si todos estamos de acuerdo con dicho manual, ¿debe aprobarse por algún organismo o sería válido sólo con las firmas de los socios?
R.- Si el documento es para uso interno sólo con la autorización de la alta dirección de la organización (o del representante de la dirección), si es para uso externo, por la(s) persona(s) que van a vigilar su cumplimiento, en ambos casos, quien autoriza debe estar consciente que va a revisar su implantación ny cumplimiento.
Es que no sabemos si esos manuales son internos de la empresa. En caso de que haya que aprobarlo ¿quién es la autoridad competente para ello?
R.- Depende del país donde viva y de la autoridad que será "afectada" con dichos procesos.