Access

¿Estás utilizando los formularios de Access, o Visual Basic?. ¿Qué versión de Access estás utilizando? En todo caso, la primera parte de tu problema se ve como un problema de modelamiento más que de implementación. Cada vez que se diseña una BD, debes crear primero un modelo, tomando en cuenta las restricciones y relaciones que existen entre las entidades (que después se transforman en las tablas de tu BD). Ya tienes claras las restricciones. El problema entonces es implementarlas, ¿no?. Entonces debes verificar tu modelo, y si soporta las consultas necesarias para establecer la restricción (que en otras partes la puedes encontrar como "regla de negocio"). Si es posible, mándame las descripciones de las tablas que se relacionan con tu problema, y tal vez entonces pueda guiarte mejor.
Ahora, para la segunda parte, debes programar los eventos necesarios que desencadenarán tu consulta. Supongamos que ingresas el número en el campo correspondiente: debes programar un evento (ya sea el LostFocus o el KeyPress reconociendo la tecla "Enter"), y en ese lugar programar tanto la consulta como el llenado de los campos. Esto te evitará tener que utilizar el asistente, pero deberás (nada es gratis) realizar tú mismo las consultas SQL necesarias.
Ojalá te sirva!
TCV