tardes/noches/días, si quieres evitar clic en el botón debes trabajar sobre el Timer directamente, por lo que los botones no son necesarios, te dejo un código que su función es verificar si por archivo existe, si es así toma un color, de lo contrario lo cambia, te paso los datos para que uses los mismos controles que tengo yo y puedas probar su funcionamiento y si es lo que necesitas lo adaptas o bien te ayudo a que lo adaptes a tu código.
Tengo 4 Timers(Timer1, Timer2, etc.) con un intervalo de 1900 (aproximadamente demora 2 segundos en actualizar con ese intervalo, Su propiedad Enabled = True
Tengo 4 Labels (Label1, label2, etc.)
Dentro de mi proyecto hice 3 archivos de texto llamados documento1, documento2 y documento3, claro está que el 4 no existe para que nos de otro color, de todas maneras puedes cambiarles el nombre, borrarlos, y el timer te actualizará si existe o no.
Private Sub Timer1_Timer()
Dim fso As Object
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fso.FileExists(App.Path & "/" & "documento1.txt") = True Then
Label1.BackColor = &HFF0000
Else
Label1.BackColor = &HFF&
End If
End Sub
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Private Sub Timer2_Timer()
Dim fso As Object
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fso.FileExists(App.Path & "/" & "documento2.txt") = True Then
Label2.BackColor = &HFF0000
Else
Label2.BackColor = &HFF&
End If
End Sub
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Private Sub Timer3_Timer()
Dim fso As Object
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fso.FileExists(App.Path & "/" & "documento3.txt") = True Then
Label3.BackColor = &HFF0000
Else
Label3.BackColor = &HFF&
End If
End Sub
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Private Sub Timer4_Timer()
Dim fso As Object
Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If fso.FileExists(App.Path & "/" & "documento4.txt") = True Then
Label4.BackColor = &HFF0000
Else
Label4.BackColor = &HFF&
End If
End Sub
Los nombres de los documentos y sus extensiones lógicamente son fáciles de modificar, nombres de controles también, no los uso habitualmente pero para que no te quede duda del control que está trabajando deje los nombres por default, si algo te inquieta o no es lo que necesitas avisame y lo solucionamos, no comprendo tu segunda propuesta, ¿podrías ser más explícito?