Servidor

El servidor tiene como función "servir" algo. Tal como su nombre lo señala. Ahora el que te pueda servir, eso depende de tus necesidades. Por ejemplo. Puede servir ficheros. Algo así como un deposito de información, como al parecer es tu caso. También puede servir impresiones. En un ambiente de una oficina a veces es útil tener una sola impresora laser que varias impresoras de tinta (la mantención e insumos son mucho más barata y en cuanto a las impresiones blanco y negro la calidad es mucho mejor). Pero donde un servidor puede ser mucho más útil y te entrega buenos rendimientos es en lo relativo a los accesos de internet y la seguridad.
Veras, un servidor puede manejar todos los accesos a internet, sin necesidad de pagar extra o depender del proveedor de internet. Por ejemplo, es muy común de que en pequeñas oficinas contraten una sola conexión de banda ancha y lo conecten al servidor, y todos los pc's salen por esa conexión. Ahora suponiendo que en este momento tienes eso, pero para cada pc, puedes contratar una mejor aun y haces lo mismo. Si lo hace el proveedor siempre te cobrara más por una conexión multi-usuarios. Lo otro que los proveedores no suelen hacer, es que este mismo servidor te "filtre" por ejemplo los contenidos de accesos. Es decir, este pc o usuario no tiene acceso a páginas porno en horario de trabajo (es solo un ejemplo).
También un servidor puede servirte para establecer una política de seguridad, de manera que para entrar a un pc de la oficina requieres una contraseña que esta en el servidor. De ese modo puedes entrar a los equipos independientemente de quien entro y llevas también un registro de los horarios y quien entro a que computador.
Finalmente también están los servicios mayores por decirlo así, como por ejemplo dejar que sea el servidor el que maneje tus correos (tanto hacia afuera como hacia dentro de la empresa), tengas tus propios sistemas web funcionando, la garantía de estos sistemas es su centralización y su independencia del pc de donde se esta accediendo. Como el hecho de estar actualizada toda la información. Esto lo menciono ya que suele ser común en ambientes donde cada pc tiene una "copia" de un archivo de que no suelen estar actualizada o sincronizada esa información, y suelen producirse errores en ese ámbito. Pero como dije, todo depende de donde estés. Y cual es la realidad de tu negocio.
Cosas por el estilo son los aportes que puedes lograr con un servidor.
Ahora bien, el costo de uno de ellos también depende. Si optas por un servidor microsoft, debes tomar en cuenta el volumen y los precios del software. Asimismo los requerimientos físicos del computador serán mayores, aunque tienes más gente que te lo instale y administre.
Pero por otro lado, si usas un software libre, como el linux. Tus requerimientos de maquinas serán menores, no pagaras licencias, requieren menos mantención y son más estables, pero el personal cualificado sera menor y un poco más caro. Todas esas son variables que debes tener en cuenta al decidirte entre una y otra solución.
Espero haberte ayudado a dar algo de luces al respecto.