Antes que nada, recomiendo separar servicios, ie:
Solo un servidor para compartir archivos y autenticación, y otro servidor solo para la base de datos, de este modo los riesgos se minimizan y el tiempo de respuesta de los servidores se maximiza.
Con respecto al servidor de bases de datos, solo requerirás habilitar el Listener TCP/IP en el ORACLE, y abrir el puerto correspondiente en el firewall del servidor, encontraras las referencias de como hacerlo en el manual del DBA de ORACLE. Luego solo instalas los clientes de ORACLE en las PCs que requieran conectarse al servidor de Bases de Datos y configurarles una Fuente de Datos ODBC para poder conectarse (si son windows). Para esto el Servidor de la base de datos debería tener un IP público y todos los puertos cerrados excepto el de la base de datos (1521 default oracle listener), y el 53 (DNS), y si tienes alguna interface de administración WEB para la base de datos, los puertos 80 (HTTP) y 443 (SSL). Si la autenticación es solo para acceder a la base de datos, el servidor ORACLE ya brinda autenticación de usuarios, y puedes decidirte a usar un solo usuario para la aplicación o crear diferentes usuarios por cada persona o tipo de usuario que usa la aplicación, con los permisos respectivos de solo consulta o consulta y modificación.
Con respecto al servidor de archivos compartidos, podrías usar un servidor Linux cualquiera con SAMBA, LDAP y Kerberos para autenticación, o un servidor Windows Server, configurado con ActiveDirectory para que los usuarios que no se autentiquen no tengan acceso a los archivos. La otra opción es instalar un servidor FTP o NFS, o simplemente un servidor con una aplicación como KnowledgeTree que no solo te permite almacenar y compartir archivos sino que te permite organizarlos y clasificarlos adecuadamente vía WEB, con la seguridad correspondiente.
Con respecto al acceso remoto, quieres que: A) ¿Tengan acceso al Desktop del Servidor?, B) ¿Qué simplemente tengan acceso a una aplicación o un directorio compartido?, o C) ¿Qué tengas acceso para administrar los servidores remotamente?. Si es A usar VNC o OpenVNC, si es B ver la explicación del servidor de archivos compartidos, si es C usar un panel de control como Webmin.
Obviamente el setup y configuración de cada uno de estas aplicaciones suele ser complicada si no tienes experiencia previa. Si desean les podemos ayudar en todos estos temas, y podrán tener los servidores listos en un máximo de 72 horas, con la seguridad correspondiente y con la calidad de un ASP/ISP (Application Service Provider/Internet Service Provider). Ver:
http://www.goliath-la.com/gweb2/services.php