Vincular dos libros

Hola tengo un problemita, llevo una contabillidad de un negocio mediano y en la misma se manejan muchos items, gastos de transporte, gastos de papelería, etc... Eso esta en un listado que se mueve todos los días para relacionar lo que se cobra con lo que se gasta pero al final del mes toca desglosar todos los items antes relacionados en el libro 1 y ponerlos totalizados en un libro 2 es decir sumar todo lo que es grastos de transporte, todo lo de papelería y así, como son varios los movimientos que se hacen resulta muy engorroso quisiera saber si existe una forma de que exel los ligue solo que cuando yo pongo en la contabilidad un valor donde diga gastos de transporte por ejemplo el lo ligue en el otro libro y lo vaya sumando para evitarme el trabajo quincenal de ponerme a mano a buscarlos uno por uno para hacer la sumatoria, agradecería la ayuda, si es que exel lo puede hacer.