¿Cuál es la manera correcta de ingresar los productos del inventario a una base de datos?
Estoy realizando un sistema de punto de ventas en el cual tengo un formulario de Productos y uno de Compras como ven a continuación
La cuestión a qui es como debo ingresar yo los productos a la base de datos por medio del formulario de productos o por el de compras, que lementos me sugiren quitar o poner de los formularios.
Mi idea es:
OPCIÓN 1
1.-Que por medio del formulario de productos solo se registre el código, la descripción, el departamento, la forma en que se vende, el impuesto y el stock mínimo para solo tener registrado el producto antes de introducir una compra.
2.-Después en la compra introducir el folo de la factura o nota e ir agregando los productos previamente capturados y que por medio de la cantidad comprada y el importe me generen el precio unitario de cada producto y que estos datos se capturen en cada producto ya previamente capturado.
OPCIÓN 2
1.-Que el formulario de productos me sirva para introducir todos los productos, tal cual se muestra en en la imagen con todos y cada uno de los datos.
2.-Que el formulario de compras solo sirva para registrar las compras si alterar el inventario
Espero me haya explicado de manera correcta.. Solo quiero saber cual seria la mejor manera de poder realizar el proceso
1 Respuesta
La opción 1 es la más apropiada, el formulario de productos es solo para registrar los datos generales de un producto, el verdadero movimiento en el inventario (y por ende en kardex y contabilidad) viene de las compras.
Acuérdate que en el formulario de productos puedes poner el calculo del punto de reorden, también toma encuenta el método de salida del inventario (PEPS o UEPS). Consulta la legislación para saber si debes cumplir con requisitos en los reportes o en los datos a mostrar
Gracias Mario por tu pronta y acertada respuesta.. ¿es correcto que desde el formulario de productos como se muestra en la imagen yo pueda dejar la opción para modificar directamente las existencias del producto? ¿O qué las existencias se modifiquen de acuerdo a las compras?
Mi miedo es que por ejemplo: que se tenga registrada digamos una compra de 100 artículos de un producto que obviamente se justifica con la factura o nota de compra pero si el administrador del sistema cambia de manera directa las existerncias por cualquier cuestión por error de dedo, por ajuste, por borrado accidenta; ¿Cómo logro esa armonía entre lo que existe físicamente y lo que tengo en el sistema? O ¿Tendría que llevar un registro de movimientos donde me diga que paso y quien ha realizado cambios en el inventario?
Tengo pensado llevar el método de precio promedio en el inventario ya que tu me sugeriste (PEPS o UEPS) de hecho es una tienda de abarrotes ¿qué me sugieres tu?
GRACIAS! por tus sugerencias...
Fíjate que por regla general las existencias de los inventarios solo deben ser modificados por compras, ventas (ingresos/egresos) y sus ajustes. Nunca directamente en el formulario de los productos, esto es debido a que el operario del sistema podría manipularlos sin justificación (el bodeguero puede llevarse la mercancía y ajustar los inventarios), esto facilita el control fiscal y de auditoria en las empresas. Si hubiese un error de dedo, debe justificarse y realizar el ajuste correspondiente. Esto es lo legal, hay dueños de empresa que no les gusta dejar rastros de sus errores, además de evadir al fisco.
El calculo de las existencias debe hacerse por calculo en caliente y validado por el Kardex (que es otro formulario y un reporte que pide el fisco), se debe realizar un levantamiento de existencias periódico para cuadrar el sistema con el físico (se hace un formulario para la toma de levantamientos físicos que muestre las diferencias). De descubrir diferencias se investigan y se aplican los ajustes correspondientes.
Con respecto a los métodos PEPS y UEPS eso depende de la empresa una abarroteria querría sacar primero el inventario más viejo, pero esto es muy difícil del controlar mediante un sistema porque no sabes que producto va a tomar el cliente, un ejemplo es la leche que tiene caducidad, no sabes si el cliente va a tomar una reciente o una vieja, por lo tanto el sistema en automático podría darle salida a una vieja pero en la realidad podría no ser así.
Ahh el metodo UEPS sirve para valorar al inventario con el costo mas reciente y que podria ser mas alto.
http://www.facilcontabilidad.com/metodo-de-valoracion-de-inventarios-ueps-y-las-niif/
¡Gracias! Mario por aclarar y despejar estas pequeñas pero importantes dudas...por el momento es todo y espero contar con mas asesoramientos en un furo de tu parte....
