Gestor de tareas para mi empresa

Estoy buscando algún software (sea de pago o no), que me permita gestionar las tareas de mi equipo, pero tengo un par de especificaciones que son esenciales para mi.

Somos un departamento de compras y básicamente recibimos peticiones por parte de los usuarios de mi empresa:

• Creación de tareas con trazabilidad de los estados de la misma. Ejemplo: me llega una solicitud el día 1 del mes, pero yo no la miro hasta el día 4 y al gestionarla veo que me falta información para poder realizar la compra, por la que le contesto solicitando más información, y me contesta el día 12. Parece que han pasado 12 días desde que me realizó la solicitud, pero realmente el asunto solo ha estado "en mi tejado" durante 4 días. Eso es lo que quiero gestionar, el tiempo que realmente pasa la solicitud en fase de tramitación mía.
• Posibilidad de exportar los datos a un txt o un excel para luego poder tratarlos.
• Si hubiera alguna compatibilidad con Outlook para la creación de las actividades, sería genial.

Yo he pensado que el Microsoft Proyect es probable que pueda hacerlo, pero no lo manejo y el coste de la licencia es escandaloso.