¿Puede ser que el tamaño del archivo esté muy ligado a la cantidad de celdas utilizadas?.
Les consulto esto para obtener mayor conocimientos de los archivos de excel, ya que me ha surgido una situación que me hace suponer esto, y por ende, quería ahondar mas en el tema para achicar lo mejor posible el espacio que mis archivos utilizan.
En primer lugar, supongo esto (refiriéndome a la pregunta del tema) por la simple razón de que tengo un trabajo extenso, con 24 formularios, y 15 hojas de cálculo. Dicho trabajo se fue desarrollando y aplicando ideas al mismo tiempo que iba aprendiendo y mejorando mis conocimientos en excel. El trabajo refiere sobre un control de stock para un local, al que se le han agregado numerosas funciones. Lo que estoy haciendo en estos momentos, es pasar todo en limpio, reducir la cantidad de subrutinas, funciones, variables públicas, hojas de excel, etc, al mismo tiempo que lo estoy preparando para soportar 10 veces más artículos y el doble de información por cada uno. Creé un nuevo archivo en blanco, con una sola hoja de cálculo y copié los 24 formularios. Bueno, para resumir, voy a dar un par de detalles mas que diferencian los archivos.
Archivo Viejo:
9 módulos, 24 formularios, 15 hojas de cálculo. (Peso total 4,7Mb)
Archivo Nuevo:
0 módulos, 24 formularios, 1 hoja de cálculo. (Peso total 16Mb)
La gran diferencia es que en el primer archivo, la base de datos de los artículos es de 3.000 x 50 mientras que la segunda es de 30.000 x 100. Obviamente la diferencia debe de ser ésta. ¿Pero me pueden brindar mas información sobre qué detalles hacen mas o menos pesados los archivos?.
Por ejemplo, en todas las hojas, siempre aplico formatos de color y bordes para guiarme y no mezclar celdas con fórmulas con las macros y demás. ¿Sería útil quitarle todos estos formatos antes de guardar el archivo final?, ¿O todo radica en la cantidad de celdas ocupadas?. Ya que los 9 módulos que posee el archivo viejo tienen muchísimas subrutinas y funciones que en el nuevo no están, y aún así pesa 4 veces más!.
1 respuesta
Desde luego el tamaño del archivo va en función de las celdas ocupadas.
Otras características que incrementan el volumen del archivo:
- Formatos de celdas
- Formatos condicionales, estos ocupan mucho espacio, sobre todo si tienes gran cantidad de información, lo recomendable es que no tengas formatos condicionales en una base de datos. Ocupa los formatos en un formato o en un resumen.
- Fórmulas, si tienes fórmulas o funciones, que no las estás ocupando, lo ideal es que borres la fórmula y sea creada en el momento en que la vas a ocupar. Por ejemplo, dices que tienes 30,000 líneas, si replicaste una fórmula en las 30,000 líneas, eso va a ocupar demasiado espacio, lo que te recomiendo es que ocupes las fórmulas que ya tienen datos, por ejemplo, si vas en la fila 100 con datos, entonces pon las fórmulas hasta la fila 100 y cuando ocupes la fila 101, entonces copias las fórmulas a la fila 101.
- Celdas que fueron ocupas, es decir, si en algún momento la ocupaste, pero borraste el dato, aparentemente la celda esta vacía, pero en la memoria de excel existe que la celda fue utilizada. En estos casos, hay que seleccionar solamente lo que tiene información desde la celda A1 hasta la última fila y última columna con datos, copiar ese rango, ponerlo en una nueva hoja y borrar la hoja anterior, esto también ayuda a reducir el tamaño.
- Imágenes, logos, las imágenes suelen ocupar demasiado espacio, debes revisar cuáles imágenes son necesarias y borrar las no necesarias. También revisa el tipo de imagen que estás insertando, jpeg, gif, bmp.
- Los userform también ocupan espacio y si tienen imágenes en el userform el tamaño se incrementa. También hay que valorar que imágenes son necesarias.
Otra opción para reducir el tamaño, es guardar el archivo como Libro Binario de Excel.
E spero que te ayuden las recomendaciones.
'S aludos. Dante Amor. Si es lo que necesitas, r ecuerda valorar la respuesta. G racias
¡Gracias! Capo il tutti capi!
Primero busqué mediante "Grabar macro", la sintaxis para arrastrar fórmulas, así cada vez que se agregue un nuevo producto (que le corresponde una fila completa de datos), la macro va a rellenar las fórmulas necesarias al final de la base de datos.
Luego, como el archivo arranca con 400 productos (aprox), y luego se irán agregando nuevos, lo que hice fue eliminar todas las celdas que no se usan a partir del último producto, ya que cada fila corresponde a la información de cada producto, las demás no son necesarias. Guardé el archivo y miré su tamaño que se redujo de 16 a 12,2 Mb. Obviamente el cambio fue leve, y entonces hice otra de tus recomendaciones, de copiar y pegar la base de datos en una nueva hoja, y eliminar la anterior (la hoja anterior tenía una base de datos con un máximo de 400 filas, pero tenía celdas que fueron ocupadas y luego borradas con un máximo de 30000 filas). Y luego de eso el archivo pasó a pesar 3,20 Mb, así de chiquito quedó! ja. Entonces la idea ahora es ir llevando el tamaño de la base de dato lo mas ajustada posible.
Espero que se me haya entendido, solo quiero agradecer por tu eficiente y pronta respuesta. Saludos!
