Contar datos según mes, tipo de mantención etc...

.13.02.17

Buenas tardes, Felipe

Esto que solicitas MS Excel lo resuelve con alta eficiencia a través de sus Tablas Dinámicas.

Una tabla dinámica es una herramienta de MS Excel para obtener un reporte agrupado de distintas maneras basado en datos incluidos en una tabla o base de datos.

Es dinámica porque, una vez armada, permite agregar, mover, o eliminar campos en ella hasta lograr el reporte deseado. Además, si cambian los datos en la base original, basta actualizarla (con botón derecho del mouse sobre ella y elegir Actualizar) para tener los resultados inmediatamente sin necesidad de fórmulas ni rutinas de VBA. Para armarla, sigue los siguientes pasos:

1.– Es necesario que cada columna tenga un título único, aún aquellas que estuvieran vacías.

Selecciona tu lista desde esta primera fila (títulos) hasta el último registro en ella. Continúa expandiendo hacia abajo este rango para que futuros registros (por si se agregaran) se incluyan en la Tabla dinámica.

Manténla seleccionada.

2.- Pulsa el botón en "insertar" encontrado en la barra del menú principal y selecciona "Tabla dinámica".

3.- Una ventana pide seleccionar la fuente de los datos. Marca "Lista o base de datos de MS Excel".

4.- Si hubieras dejado tu rango seleccionado, se asumirá ésta como la base de datos fuente. En caso contrario, puedes seleccionar el área en este paso.

Allí también le indicas dónde quieres ubicarla.

5.- Verás que te dejó el Diseño en blanco:

Y se mostrarán los títulos de las columnas disponibles. Verás, por ejemplo, en tu caso:

Nombre

Fecha de Mantención

Mes

Año

Etc.

6.- El próximo paso depende de ti, porque esto es muy "personalizable". Sólo tienes que arrastrar etiquetas al área donde quieres que ellas sean mostradas.

Por ejemplo:

- Arrastra las etiquetas "Año", "Mes", "Tipo de Mantención" al área de FILAS.

Con botón derecho del mouse sobre las etiquetas de las columnas en la tabla podrás quitarles los subtotales que suele colocar (o agregárselos si no estuvieren).

- Luego arrastrarla etiqueta "Monto" al área de los VALORES

Esto es para que los Sume. Si dijera "Contar de" haz click derecho sobre ese campo y, en configuración del campo de Valor, elije "Sumar" y allí mismo puedes cambiar el título y darle formato a los números que vayan a aparecer.

Puedes arrastrar el campo NOMBRE, a ese mismo sector para que te cuente los casos de ese mes y ese tipo de mantenimineto.

(Nota: otras funciones posibles sobre campos numéricos son:
Promedio/Min/Max//Producto/ entre otros)

- Tambien podrías arrastrar la etiqueta "Encargado" y al área de Filtros.

Por si quieres que el reporte se haga con referencia a determinada persona, o todas.

Así conseguirás una tabla donde podrás mostrar sólo los casos seleccionados.

Cuando seleccionas la tabla, verás en la parte superior, en la cinta de opciones, un botón que dice "Diseño del informe", que sirve para modificar el formato de tu tabla. Como viene con autoformato, yo suelo cambiar a Formato Tabular, pero puedes dejarlo como mejor te luzca.

Si una tabla dinámica te resulta compleja puedes añadir al final de la tabla una función para contar de acuerdo a un conjunto de criterios. (CONTAR. SI. CONJUNTO)

En el ejemplo que te pongo la función de las celdas B15 y B16 sería:

=CONTAR.SI.CONJUNTO($B$2:$B$13;"INTERNA";$C$2:$C$13;"PLANEADA")

El resultado quedaría así: