Enviar correo desde Word mediante Outlook, sin abrir este último

Junto con saludarles, necesito lo siguiente. Necesito que al terminar un formulario en Word (una minuta de reunión) se ejecuten las siguientes dos acciones:

La primera es que, una vez finalizado, al presionar el botón "Enviar" se guarden dos archivo con igual nombre (uno en word y otro en excel), el cual saldrá de uno de los campos del formulario+fecha+hora en la carpeta en la cual se encuentra el archivo abierto (el formulario).

Lo segundo, es que tome el archivo excel y lo envíe a un correo especifico (el cual siempre será el mismo) pero sin que se abra un correo nuevo de outlook (más que nada para que la persona que llena el formulario no tenga que presionar "enviar" nuevamente desde el correo).