No conformidad por apertura acciones correctivas

Por lo general, en el procedimiento de No Conformidades no se especifica el momento de la apertura de una acción correctiva ante un evento negativo, se da por entendido que debe ser inmediata, de lo contrario se pierde efectividad o se "enfría" el suceso.

Para corregir este tema puedes definir en tu procedimiento que las no conformidades serán gestionadas apenas se tenga conocimiento de ellas, especificando claramente las responsabilidades. Es que a veces, quien registra los desvío y abre las correctivas es el Coordinador de Calidad y no los líderes de procesos, pero lo ideal es que cada responsable de proceso realice el registro o dé aviso al área de Calidad cuando se detectan problemas, de manera inmediata.

Si tu empresa maneja la información correctamente, los reclamos de clientes y otros desvíos seguramente quedan asentados en una planilla, pero lo que no hacen es tratarlos rápidamente, creo que éste es el caso que describes.

Imagínate si en ese lapso de tiempo se diera una auditoria o una inspección del cliente, seguro tendrías una no conformidad.

Puedes hacer lo siguiente: entrenar al personal sobre el tema de no conformidades y, si notas que tu procedimiento es medio "flojo" en este aspecto, actualizarlo.

Creo que deberías realizar la apertura de una no conformidad, aclarando que es una acción preventiva o una oportunidad de mejora (capítulo 8.5), describiendo que la acción a tomar será la de actualizar el procedimiento en cuestión y capacitar a los usuarios para su correcta aplicación. De esa manera, al poner en vigencia el procedimiento los requisitos serán respetados y los "olvidos/omisión" no serían tan recurrentes.