Crear Bandeja de Entrada en Access o un formulario para notificar

Requiero de Asesoría para crear lo que describo a continuación: Estoy creando una base de datos para el recibo de documentos, dichos documentos van dirigidos a diferentes dependencias de la empresa. Inicialmente lo que he hecho es un front end para cada dependencia (esto en red local), ahora bien, al recibir un documento en el área de recepción que va dirigido para el área de contabilidad, este se vea reflejado en el equipo de contabilidad (formulario de notificación). Pero que sea solo contabilidad que vea lo que a el va dirigido, en este orden de ideas, dicho documento necesita ser remitido a tesorería, una vez contabilidad lo revisa, le agrega comentarios etcétera, le llega a tesorería y así sucesivamente hasta finalizar el tramite siempre y cuando el documento lo requiera.

Por otro lado o no se si dentro del mismo formulario (es lo que quisiera) podría identificarse el área en el que el documento se encuentra, identificando con colores su tramite, es decir, Rojo si no ha sido leído por contabilidad, Amarillo si esta revisado y verde si continuó con su tramite a otra área (tesorería).

Espero haber sido lo mas explicito posible, espero de la valiosa ayuda y el conocimiento que los expertos puedan brindarme.