Perdón la demora.
Es la primera vez que se me presenta una duda de éste tipo y nunca tuve que lidiar con dicho problema. Lamento decirte que al menos yo, no pude encontrar la solución que vos buscas.
Lo único que puedo hacer, es recomendarte que trabajes en dividir el archivo en otros mas pequeños y quitar sus elementos pesados. Como dije en un comentario anterior, quitaría todas las imagenes y videos y los tendría en una carpeta, lo cuál también te daría otra ventaja. Por ejemplo, si tenes las fotos de 20 chicos de un curso en una carpeta y el excel los levanta de ahí, siempre el excel va a trabajar con el nombre del archivo que tenga cada foto. Si deseas actualizar alguna o varias fotos de ese curso, solamente hay que reemplazarlas en la misma carpeta con el mismo nombre. Esto es algo que puede hacerlo cualquier usuario sin siquiera tener que abrir el excel, e incluso, te ahorrarías toda la interfaz gráfica que deberías crear para cambiar imagenes viejas por nuevas.
Por otro lado, si los niveles Inicial, Primaria, Secundaria y Bachillerato no tienen relación entre sí, esos podrían representar 4 excel distintos, para no tener que cargar toda la información en uno sólo.
En el caso de que tus archivos tengan relación entre sí, recordá que excel puede abrir y leer información de otros archivos excel. Por ejemplo, tendría un archivo para cada nivel con los datos de cada uno. Pero si en un momento tenes que hacer una estadística de todos los alumnos, con una función podes ir abriendo uno por uno y tomando solamente los datos que necesitas.
Se que tu idea sería una solución para el trabajo que ya tenes corriendo en vez de cambiar todo, pero lamentablemente de mi parte, creo que no vas a poder solucionar el problema de la fluidez del archivo, porque los módulos son espacios de código que deben y están a disposición en todo momento, entonces, por más que los ocultes o los organices en carpetas o como sea, van a estar siempre en memoria a disposición de la aplicación, para usar sus funciones y subrutinas.
Y te comento que en estos momentos estoy llevando a cabo 3 proyectos que me tienen la cabeza quemada, así que si vas a aplicar esas ideas que te puse anteriormente, no voy a poder facilitarte el código porque no lo tengo a mano, debería volver a investigar y buscar todo eso y la verdad que no tengo tiempo lamentablemente. Sólo te aviso, para que no intentes encarar unos cambios tan importantes sin antes haber investigado lo necesario para hacerlo.
Saludos y espero que puedas llegar a una solución satisfactoria.