Registro de pago de cuotas en access de academia
Hace poco que he empezado a manejar access y estoy bloqueada.
Tengo una base de datos para mi academia, tenemos distintos cursos con distintas duraciones, el problema es que quiero que quede reflejado en la base si los alumnos han pagado las cuotas y ahí me pierdo.
Tengo la tabla de contactos con los datos de los alumnos (y posibles alumnos que piden info, todo queda registrado), una tabla con nuestros cursos y una tabla con el registro de matrículas, que por supuesto están relacionadas entre sí.
No sé como hacerlo, he pensado hacer una tabla por cada curso ya que tienen distintos nº de cuotas para cuando las paguen marcar un si/no, pero pienso que lo ideal es que quede todos los pagos en una sola tabla y no sé como hacer que en esa tabla me salgan los distintos nº de cuotas de cada curso o si eso se podría modificar luego en la consulta o en el formulario dependiendo del nº de cuotas.
Tampoco sé si me he explicado bien.
2 Respuestas
Alejandra, todo es posible, lo que de verdad importa es ¿Cómo quieres hacer el(los) formularios, si por cursos o por alumnos. Me explico, ¿quieres un formulario Cursos con, por ejemplo, Mecánica cuántica y teoría de cuerdas y el un subformulario los alumnos matriculados en ese curso, o, por el contrario, quieres un formulario con el nombre de un alumno y un subformulario con los cursos en los que está inscrito?. Por otro lado, ¿las cuotas son mensuales?. ¿Lo qué importa es lo que un alumno debe en total o lo que debe de cada curso que esté matriculado? Es que, por ejemplo, puedes crear una tabla con Alumno, Debe y Paga, de forma que cuando se matricule ( y supongamos que ese curso cuesta 1000 euros), se le anote en el debe 1000 y en el Paga se puede ir poniendo la suma acumulada de los diferentes cobros que le haces, con lo cual, por una simple resta puedes saber lo que te debe, o por el contrario, ¿necesitas saber que mes no te ha pagado? ¿El vencimiento de los pagos es mensual?, etc., etc. Por eso sería conveniente que concretaras un poco más, o que pongas un ejemplo, con nombres ficticios, de como pretendes trabajar.
Acabo de preparar un ejemplo rápido. Tengo una tabla Cursos, Otra con nombres de alumnos y una tabla cuotas como en la imagen
Construyo un formulario, más o menos como en la imagen
Aunque no haría falta ninguna el cuadro Cuota que le corresponde pero queda bonito. En cuanto elijo un alumno
Y en la tabla Cuotas me ha creado 10 cuotas con fecha de vencimiento un mes después del inicio del curso(por poner un ejemplo)
Luego, cuando te pagaran, en un formulario que sólo te muestre aquellas cuotas pendientes con marcar la que corresponda solucionado.
La base de datos ya está montada
Tengo un formulario en que se ven los contactos y en él un subformulario de las matrículas que tiene, lo que quiero es poder ver de alguna manera es los pagos de cada curso, porque un mismo alumno puede estar apuntado a varios cursos a la vez.
Las cuotas son mensuales, no me importa que ponga la cantidad ni la fecha, lo que me importa es saber si ha pagado las cuotas o cuántas.
Mi problema es que cada curso tiene un nº de cuotas distinto porque tiene distinta duración y ahí es donde yo me lío ¿Cómo haces para que el formulario te haga las 10 cuotas automáticamente?? Porque sí que sería lo ideal
Esto es lo que tengo:
Pues es más o menos lo que te decía. Si creas una tabla, vamos a llamarla Cuotas, o bien cuando llegue la fecha de inicio de curso o cuando se apunta, no vaya a ser que no se celebre o cuando sea, le puedes decir al sistema que pase a la tabla Cuotas aquellos alumnos, don el número de cuotas que sea, como te lo mostré en la imagen. Luego, vamos a suponer también que tienes un formulario de inicio( o en cualquier otro que abras todos los días, le puedes decir que te diga los alumnos, a los que le vence una cuota, en ese día, dentro de una semana, etc y como he visto que tienes el email del alumno, que automáticamente le envíe uno advirtiéndole de esa circusntancia y que si en el plazo de x días no lo abone, le visitará Tony el Gordo( de los Simpson), o lo que sea.
Hacer se puede hacer de todo.
Personalmente pienso que lo mejor es que si quieres, repito, si quieres, mándame un mensaje(sólo el mensaje) a [email protected] y te mando un ejemplo de como puedes hacerlo.
Si lo haces, en el asunto del mensaje pon tu alias Alejandra Ruiz, ya que si no sé quien me escribe ni los abro.
¿El sistema acepta pago parcial de una cuota independiente si el pago es semanal, quincenal o mensual?.
Para mi concepto es lo mismo que llevar la cartera de un crédito de un banco, la diferencia es que en el banco es por línea de crédito, por ejemplo, Préstamo para Vehículo, Préstamos para vivienda etc. pero los abonos por lo regular son mensuales. Como mínimo necesita una tabla para crear el plan de amortización, con los siguientes campos: (Esto es una idea, hay otras maneras de hacerlo)
Idabono --- Consecutivoa autonumérico clave ppal
Idalumno --- Identificador de la tabla alumnos
Idcurso --- Identificador del código de curso
Nrocuota -- Número de una serie de cuotas, por ejemplo, 1,2,3,,,,,,, 12
Fechacuota -- Fecha pactada para pago de la cuota
Fechapago -- Fecha en que se pagó la cuota o en anticipo
formapago -- Forma de pago, por ejemplo, 1= Contado 2=Tarjeta 3=Cheque
Vrcuota -- Valor pactado de la cuota mensual, puede ser fija o variable
Vrpagado --- Valor del pago de la cuota u abono, puede ser abono, pago completo o anticipo
Vranticipado -- Pago anticipado, por ejemplo, si la cuota es de 20 y pago 30 anticipa 10
Saldocuota --- Si la cuota es 20 y pagó 10 queda un saldo de cuota de 10
Saldocredito -- Saldo mensual o semanal que va quedando del crédito
Vrmora --- Valor mora a cobrar, se recoge primero la mora y el saldo se abona a la cuota.
Nrorecibo -- Número del recibo que respalda el pago del alumno.
Vuelvo y repito esta es una idea la utilizo en un sistema que elaboré de préstamos.
Lo mío sería seguro muchísimo más fácil el problema es lo novata que soy con el programa.
El alumno puede pagar el curso al completo o por cuotas, las cuotas son mensuales, no me importa fecha de pago ni siquiera el valor del pago sólo quiero saber si ha o va pagando las cuotas de los distintos cursos, mi problema es que cada curso tiene una duración distinta y las cuotas también, unos cursos se pagan en 4 cuotas y otros en 11 pero el precio de la cuota ya está prefijado dependiendo el curso que sea.
Con respecto a la tabla que me propones hay cosas que me pierden
Idabono --- Consecutivoa autonumérico clave ppal
Idalumno --- Identificador de la tabla alumnos
Idcurso --- Identificador del código de curso
Nrocuota -- Número de una serie de cuotas, por ejemplo, 1,2,3,,,,,,, 12
formapago -- Forma de pago, por ejemplo, 1= Contado 2=Tarjeta 3=Cheque
↑ Esos valores los entiendo y por supuesto los tengo en mente, sin embargo estos siguientes no sé cómo manejarlos
Vrcuota -- Valor pactado de la cuota mensual, puede ser fija o variable
Vrpagado --- Valor del pago de la cuota u abono, puede ser abono, pago completo o anticipo
Vranticipado -- Pago anticipado, por ejemplo, si la cuota es de 20 y pago 30 anticipa 10
Saldocuota --- Si la cuota es 20 y pagó 10 queda un saldo de cuota de 10
Saldocredito -- Saldo mensual o semanal que va quedando del crédito
Vrmora --- Valor mora a cobrar, se recoge primero la mora y el saldo se abona a la cuota.
En su caso además de los campos que entiende adicione fechapago y vrpagado, ya con una consulta se puede obtener las cuotas pagadas y el saldo por curso y total deuda del alumno. Le sobraría el nrocuota porque no va a manejar abonos parciales y pagos anticipados de la cuota . Posteriormente le colaboro en la elaboración de las consultas. Por ahora si quiere envíeme las tablas a [email protected] y miro que puedo hacer.
Personalmente no le recomiendo utilizar campos Si/No para registrar pagos, el usuario podría hacer clic en un mes anterior y desmarcarlo. Ahora desde el punto de vista de diseño un sistema que no lleve la fecha de pago, es incongruente, no lo digo yo, lo dice el diseño de sistemas. Por otra parte sino hay fecha de las cuotas y pagos ¿cómo se haría una proyección de recaudo de cuotas?
Observe este ejemplo que he preparado:
TABLAS CURSOS
TABLA ALUMNOS
TABLA MATRICULAS
TABLA REGISTRO DE PAGOS
RELACIONES DE LAS TABLAS
CONSULTA DEL ESTADO GENERAL DE CREDITOS
FORMULARIO MATRICULAS POR ALUMNO Y CONSULTA DEL ESTADO DE UN CRÉDITO
Al hacer clic sobre el campo idmatricula obtengo el formulario con el estado del crédito. Quedan muchas cosas por mejorar, este ejemplo es solo una idea. El ejemplo no tiene código VBA.
No muestro la cuadricula de la consulta debido a que no se ven bien los campos, en este caso si quiere solicite el ejemplo a [email protected] favor anotar en el asunto el nombre de la consulta.