Trabajando con sumas en informes.
Estoy desarrollando en Access una BD. Tengo un informe que depende de una consulta. El informe está agrupado por tipos de servicios (chapistería, pintura, montaje, electricidad, etc) y a su vez me muestra por servicio qué trabajadores están involucrados en ese servicio. Necesito obtener los totales por tipo de servicio pero al ordenarle en la vista diseño SUMA en la pestaña Agrupación y Totales me multiplica el valor por la cantidad de registros de trabajadores. Ej.
Servicio: Chapistería de auto escolar/ valor: 500.00
Trabajadores: Juan/ 20horas/salario x hora 15.00/Salario total: 300.00
José/ 10horas/salario x hora 5.00/Salario total: 50.00
(Aquí cuando aplico SUMA a los 500.00 se multiplica 500.00 x 2(los registros de Juan y José))=1000.00
No debería ser así. Debería sumar todas las chapisterías (valor)
2 Respuestas
En el informe en el que se agrupa por servicio, el servicio se debería mostrar en la cabecera de grupo, en el detalle de grupo el desglose organizado como se necesite.
EL informe permite sumar diferentes partes de forma independiente y para ello el metodo que se aplica consiste en duplicar el campo y activar su propiedad 'suma continua' (este campo duplicado se puede ocultar e incluso dimensionarlo a cero).
Alla donde se precise (normalmente en el resumen final) se crea un campo al que se le asigna el calculado que presentara la suma de los parciales.
Nada impide que se sumen partidas independientes (por ejemplo las de mano de obra o salario) y presentarlas en el pie de grupo y (duplicando este campo siguiendo el método anterior) presentar la suma de los parciales en el resumen final.
En definitiva: para sumar parciales y obtener un 'gran total' no se precisa mas que indicar que datos se desean (duplicándolos) y activando en el duplicado la suma continua.
Suele utilizarse para numerar apartados (si se utiliza en la cabecera) o líneas (si se utiliza en el detalle) creando un campo independiente, asignándole como valor la unidad (o un intervalo para sumar de dos en dos, tres ..) y activando la suma continua.
La suma continua y otras peculiaridades que solo tienen los informes son sencillas de aplicar y mas sencillas de mantener que las funciones a las que solapan.
Un informe puede recibir 'información en bruto' y con sus herramientas crear agrupaciones y desgloses a capricho, no necesita los datos 'precocinados' como un formulario, tiene 'su propia cocina'.
Haga una consulta de agrupación por servicio y use la función Sum(). Cambie la fuente de datos del informe por esta consulta. Con esto, su informe debería calcular correctamente los totales por tipo de servicio sin multiplicarlos por el número de registros de trabajadores. Esto se debe a que la consulta de agregación ya habrá sumado los valores de manera adecuada antes de que se generara el informe.