Anónimo
¿Cómo cancelar opciones de la barra de menús en google sheets?
He creado y compartido una hoja de google sheets para trabajo colaborativo entre varios usuarios, todos están como "editores" pero sólo pueden editar rangos específicos que les he asignado a cada uno, también he desactivado en configuración las casillas de "descarga, copia e impresión".
Sin embargo, lo anterior no funciona del todo para proteger la información; por lo que necesito una mejor manera de deshabilitar, cancelar, bloquear y/o impedir las opciones del menú "Archivo" tales como: importar, crear una copia, compartir, descargar, enviar, cambiar nombre, etc., para evitar que se hagan copias del trabajo colaborativo en otros equipos y si es posible saber quien hizo descargas o copias de seguridad.
Por favor necesito de su ayuda urgentemente porque mañana es el inicio del trabajo y no quiero correr riesgos (soy el propietario del archivo).
2 Respuestas
Google Sheets no permite de manera nativa deshabilitar completamente las opciones del menú "Archivo", como "Crear una copia", "Descargar", "Compartir" o "Enviar". Esto se debe a que los usuarios con acceso de edición siempre tienen ciertas libertades para manejar el archivo de maneras que no se pueden restringir al 100%, incluso si desactivas algunas opciones de descarga o impresión en la configuración de compartir.
Entiendo tu preocupación por proteger la información en tu hoja de cálculo de Google Sheets. Lamentablemente, no es posible deshabilitar por completo las opciones del menú "Archivo" para los editores, incluso si has restringido su acceso a rangos específicos y desactivado las opciones de descarga, copia e impresión en la configuración.
Aunque no puedes eliminar completamente el riesgo de que alguien copie o descargue la hoja, aquí hay algunas estrategias adicionales que puedes implementar para minimizarlo y tener un mayor control:
1. Protección con contraseña en rangos específicos:
* Además de asignar rangos editables, puedes proteger con contraseña cada rango individual. Esto añade una capa extra de seguridad, ya que los usuarios necesitarán la contraseña para realizar cambios en esos rangos específicos.
2. Uso de Google Apps Script:
* Con Google Apps Script, puedes crear scripts personalizados para registrar eventos específicos en tu hoja de cálculo, como quién abre el archivo, realiza cambios o intenta descargarlo. Esto te proporcionará un registro de actividad que puedes revisar en caso de sospecha de uso indebido.
3. Comunicación clara con los colaboradores:
* Establece expectativas claras con tus colaboradores sobre el uso adecuado de la hoja de cálculo y las consecuencias de compartir o descargar información sin autorización.
4. Considerar alternativas:
* Si la protección de datos es crítica, podrías evaluar alternativas como:
* Dividir la hoja de cálculo en varios archivos más pequeños y compartir solo las partes relevantes con cada colaborador.
* Utilizar una plataforma de colaboración diferente que ofrezca controles de acceso más granulares.
Puntos importantes a recordar:
* Confianza: A pesar de las medidas de seguridad, es fundamental establecer un nivel de confianza con tus colaboradores.
* Limitaciones: Ninguna solución es 100% infalible. Siempre existe la posibilidad de que alguien encuentre una forma de eludir las restricciones.
* Actualizaciones: Google actualiza constantemente sus productos, por lo que es recomendable estar atento a nuevas funciones o configuraciones que puedan mejorar la seguridad de tus hojas de cálculo.
Espero que estas sugerencias te ayuden a proteger tu trabajo colaborativo. ¡Mucho éxito con el inicio del proyecto mañana!