Como organizar una exposición

Tu consulta tiene varias respuestas, dependiendo del proyecto. Para comenzar, el presupuesto debería tener dos capítulos globales que enmarcan a los demás: los de comisariado y los de organización. También, dependiendo de tu responsabilidad en la gestión financiera del proyecto y de la naturaleza de éste, puedes necesitar hacer un presupuesto de previsión de ingresos.
Gastos de comisariado (comisario, asesores científicos, viajes de documentación...).
Gastos que corresponden a la organización. Supondrán un número variado de capítulos, según el tipo de proyecto. Normalmente, son los que siguen a continuación.
. Personal técnico contratado para el proyecto: coordinación, documentación, restaurador/es...
. Arquitecto-diseñador.
. Préstamos (cuotas a cambio de préstamos de obras, restauraciones de obras prestadas, enmarcados y otros sistemas de preparación para exposición...)
. Transporte de las obras.
. Costes de alquiler de sala de exposiciones, si debes alquilarla. Aquí, y en relación con la consulta sobre patrocinio, te diría que hay entidades bancarias que patrocinan exposiciones y poseen salas para exhibirlas. En todo caso, si es necesario alquilar el espacio hay que contar con que, también, será necesario contratar: vigilancia (que deberá ir acompañada de algún sistema de seguridad instalado en el edificio), limpieza, personal de atención al público.
. Montaje (de la infraestructura de la exposición y de las obras). Incluyendo coste de material de iluminación, construcción de estructuras de exposición, suministro de dispositivos de climatización y control medioambiental, si procede. Y el desmontaje posterior. En este capítulo irá generalmente incluida la gráfica de la exposición (normalmente las empresas de montaje disponen de personal que maqueta y produce ese material, o lo subcontrata a otra empresa).
. Seguros
. Costes de obtención de imágenes y derechos de reproducción. Para publicaciones, posibles reproducciones en la gráfica de la exposición y soportes publicitarios.
. Catálogo: editorial, autores que colaborarán en el catálogo, imágenes.
. Producción de material de apoyo y difusión: folletos u hojas de mano, guías de visita de la exposición, cartelería, entradas, invitaciones a inauguración...
. Actividades didácticas y personal que las desarrolle.
. Publicidad: inserciones publicitarias en medios de comunicación y producción de cartelería para soportes públicos (banderolas, marquesinas de autobús...).
. Productos comerciales.
. Prensa: convocatoria de rueda de prensa, emisión de nota de prensa... (en general, la campaña de comunicación en prensa y el trabajo de recopilación del eco obtenido en los medios).
. Protocolo: organización de inauguración y visitas privadas (especialmente cuando hay patrocinador, estas visitas se suceden durante el período de vigencia de la exposición). Catering para el evento de inauguración.
. Evaluación del proyecto. En ocasiones, cuando hay un patrocinador se hace necesario. Puede limitarse a un recuento de visitantes, con cifras económicas si procede, o ser más completo.
. En relación con el patrocinio siento no poderte ser de ayuda. Aparte de lo que te he comentado acerca de entidades bancarias, me informaría sobre posibles proyectos de fomento cultural de la administración pública (básicamente, local o de la Generalitat). Pero no domino el particular. Sí te aconsejaría que para buscar cualquier financiación te presentes con un "dosier" completo que incluya los datos de la exposición, la explicación del proyecto, las piezas a exponer, un programa general de comunicación abierto a los canales de comunicación habituales del potencial patrocinador, y la estimación general del coste.
Como puedes imaginar, los costes de todo esto son muy variables y dependen de muchos factores. La duración de la exposición no es especialmente determinante; hay que tener en cuenta que lo costoso es "poner la maquinaria en marcha". Eso sí, cuanto más larga sea la muestra, más posibilidades habrá de que haya que hacer reimpresiones de folletos, entradas y material similar.