Firma digital

Por lo que puedo detectar, eres una persona muy capacitada y preparada (montar y administrar 100 pc's es ya algo decente), por lo que no creo que tengas problemas en aprender rápidamente todo referente a las firmas digitales.
Primero, la legislación de cada país es diferente, las siguientes ligas es todo sobre las firmas en Argentina:
http://www.geocities.com/SiliconValley/Circuit/4888/cuerpo.htm#firma
http://www.pki.gov.ar/
Aunque en lo personal, te recomiendo la siguiente liga, es una presentación en power no tan profunda pero más clara.
http://www.sfp.gov.ar/ti/expoInternet/sld001.htm
O bien la siguiente:
http://www.iec.csic.es/criptonomicon/correo/firma.html
Como habrás visto, quien reciba el documento firmado, no necesariamente debe tener la clave publica. Cuando se tenga la clave privada (obtenida previamente) solo se añade al documento. La clave la puedes obtener desde internet, por ejemplo:
http://www.microsoft.com/windows/ie/features/certpage.asp

Puede agregar una firma digital sólo si usted y los destinatarios del mensaje están utilizando Microsoft Exchange Server. El administrador del sistema también debe configurar en los equipos las funciones de seguridad de Microsoft Exchange Server.
Ademas la firma digital solo se puede establecer en el mensaje de correo, no en el documento word.