Acerca de la cultura japonesa.

A continuación te paso un artículo que escribí para la revista Sector Ejecutivo. Tal vez te sea de ayuda. Acuérdate de puntuar la respuesta. Saludos.
El protocolo en la empresa y en los negocios
? ¿El Protocolo es un arte que puede evitar un desastre?
¿Ya decía William Shakespeare que? ¿Más batallas se han ganado con la sonrisa que con la espada?.
Una delegación de una empresa española, tras la correspondiente preparación a través de agentes, bancos, intercambio de correspondencia, etc., viaja a Japón con el objetivo de firmar un acuerdo comercial con una empresa nipona muy interesada en adquirir sus productos. Son recogidos en el aeropuerto de Tokio por un lujoso vehículo que les traslada al hotel elegido para descansar y allí, en el hall, les reciben varios ejecutivos de la empresa japonesa, con su Director Comercial al frente, para darles la bienvenida. El responsable de la delegación española se presenta con un fuerte y entusiasta apretón de manos:¿? ¡Hola, señor Tonaki!, encantado de conocerle. Perdone si comienzo hablando de negocios, pero vamos muy mal de tiempo. Pasado mañana tenemos que estar en Hong-¿Kong para una importante reunión?. Y la entrevista se va al traste antes de comenzar. El negocio ha fracasado.
¡Cuántos errores en tan poco tiempo! El responsable de la delegación española ha tratado al señor Tonaki como si le conociera de toda la vida, ignorando que la forma de presentarse ha sido suficiente para ofender a su interlocutor; hablar de negocios desde el primer momento es una falta de cortesía y denota mala educación y poca inteligencia, ya que en los países de Extremo Oriente, y más concretamente en Japón, existe la costumbre de que para comenzar a hablar es necesario conocerse antes, sin prisas, y más aún para hablar de negocios. Y por último, decirle a un japonés que tiene prisa por abandonar su país para viajar a Hong-Kong es una de las peores ofensas.
Seguramente la empresa española sea de toda solvencia y sus directivos profesionales y honestos, pero con toda probabilidad nunca hayan hecho negocios fuera del país, creyendo inocentemente que es como hacerlos en casa, sin pensar que cada región tiene su propia idiosincrasia (¿cultura, tradiciones, costumbres?)
Conocer y comprender la idiosincrasia del país con el que se pretende hacer negocios es una herramienta tan básica como conocer las variables económicas del mismo. Un paso en falso, por desconocimiento, en el momento de las prestaciones, en el intercambio de tarjetas o durante encuentros menos formales, es una descortesía que a veces se tolera por cortesía en ciertos niveles ejecutivos, pero que dañan la imagen del ejecutivo y de la empresa a la que representa y puede inclinar la balanza hacia un fracaso en la negociación.
Por ello, y para evitar mucho problemas que a menudo se plantean en las empresas, entra en juego el protocolo o, mejor aún, los profesionales del protocolo, conocedores de los mecanismos que harán que la formación de los ejecutivos, la planificación de sus viajes, el desplazamiento en sí y la negociación posterior sean un éxito, independientemente de que al final, y por motivos puramente económicos o legales, no se firme el acuerdo pretendido.
Pero en el orden interno, el protocolo es demandado por la empresa para incrementar su prestigio y reputación, como elemento imprescindible para transmitir una imagen clara y ordenada de la casa y por la necesidad de aplicar el orden de la vida oficial a sus actividades de relación interna y externa. Predispone al buen entendimiento en la negociación, evita comportamientos erróneos de los directivos y les genera confianza, al tiempo que les presenta como más confiables y con mayor credibilidad.
Saber saludar, presentarse y despedirse correctamente, ser cortés, vestir adecuadamente, mantener un comportamiento idóneo, saber interpretar ciertos mensajes, saber regalar, ¿saber cuándo se puede decir? ¿No? ¿Y cuándo un? ¿Si? No es una afirmación, son parte de los conocimientos de protocolo exigibles a cualquier ejecutivo que viaja a otro país con el objetivo de hacer negocios. Pero también es importante conocer el protocolo que se utiliza en la propia casa: los signos convencionales, las precedencias, las invitaciones, las atenciones protocolarias, ¿los tratamientos?
En definitiva, el protocolo, como decía Telleyrand, simplifica la vida. Y la simplifica en todos los órdenes, incluso está atento a los más mínimos detalles que no por pequeños son menos importantes, y que pueden marcar la diferencia entre causar un buen o mal efecto.
Hace unos meses, un conocido empresario español deseoso de hacer negocios en Omán, tras largas negociaciones vía Internet e intercambio de documentos, invitó al Presidente de la empresa objetivo a conocer las instalaciones de su empresa en Madrid. El empresario omaní viajaba acompañado de dos altos ejecutivos de su empresa y de tres mujeres pulcramente vestidas de negro y con la cara cubierta por velos del mismo color.
El empresario español, deseoso de que sus invitados se sintieran bien atendidos y cómodos desde el primer momento, les recibió personalmente en el aeropuerto, saludó correctamente a todos, les acompañó hasta los dos vehículos que les esperaban y se despidió de sus invitados antes de que éstos emprendieran su marcha hacia el hotel, quedando citados para la tarde en las oficinas de su empresa. Pero, como quiera que nuestro empresario goza de merecida fama de caballero, pensó que lo correcto sería que él mismo viajara en el vehículo de las señoras hasta el hotel, y así durante el trayecto y con su buen inglés aprendido durante una estancia de dos meses en Minesota podría informarles de las peculiaridades culturales de Madrid. Fue una lástima que ninguna de las tres damas supiera hablar inglés, aunque nuestro anfitrión se esforzó mucho para que entendieran su lenguaje de signos.
Llegaron al hotel y nuevamente se despidió de sus invitados, algo sorprendidos al verle bajar del vehículo de sus acompañantes femeninas.
A lo largo de los seis días que duró la visita, los ejecutivos extranjeros tuvieron ocasión de conocer la empresa y los productos que elaboraban, mantener varias reuniones con los Directores de las distintas áreas de negocio, e incluso hacer una visita cultural a Toledo y Segovia, donde les habían reservado mesa en uno de los más conocidos restaurantes de la ciudad,¿? ¿Casa Cándido?. Eso sí, fue la única mesa donde no se sirvió cochinillo, aunque no faltó un buen plato de jamón y un exquisito vino de la tierra que los invitados de nuestro empresario no probaron, para sorpresa de éste.
Es importante señalar que cada uno de los días que duró la visita las damas omanís fueron obsequiadas con los más variopintos objetos y acompañadas a diferentes centros comerciales.
El último día el anfitrión se desplazó hasta el hotel de sus invitados para despedirles y hacerles entrega de unos regalos. Tras una semana de intensa actividad y de pasar muchas horas juntos, nuestro empresario consideraba que se había forjado una buena amistad y que a partir de ese momento habría una intensa relación comercial. Entregó a cada uno de los caballeros un pequeño arcón de madera con el anagrama de su empresa grabado a fuego y en su interior tres botellas del mejor vino que su secretaria pudo encontrar. A las tres damas les obsequió con sendos mantones de Manila. Un fuerte abrazo a los hombres y dos besos en la mejilla a cada una de las mujeres.
¿Dos semanas después recibió una carta de Omán firmada por su buen? ¿Amigo?, en la que le agradecía su dedicación durante su estancia en Madrid, esperando que en un futuro pudieran hacer grandes negocios, aunque por el momento y tras estudiar detenidamente toda la información obtenida no consideraba viable la relación comercial propuesta.
Coste de la invitación: seis pasajes de avión ida y vuelta en primera clase, 3 suites en hotel de lujo, dos vehículos de alta gama con conductor durante seis días, desayunos, comidas y cenas, obsequios, teléfono del hotel, ¿minibar?, total 42.000 euros.
Al final, nada de nada. ¿Qué pudo pasar? Dando por hecho que la empresa española es importante, solvente, suficientemente conocida y que sus productos están muy introducidos en el mercado español donde son apreciados por los consumidores, y que además son fácilmente exportables a cualquier país, aunque hasta ahora nunca hayan cruzado ninguna frontera, es necesario analizar todo en su conjunto para detectar dónde se pudo producir el error.
Desde el punto de vista del protocolo, que no entra a valorar el fondo de la información transmitida a los ejecutivos extranjeros, aunque si las formas, se cometieron muchos errores desde el primer momento. El empresario español dio muestras del total desconocimiento que tenía de la cultura y costumbres de sus invitados, lo que demuestra una manifiesta actitud de desidia.
En un país como Omán, donde la mayoría de la población es musulmana, las mujeres están siempre en un segundo lugar, lo que no quiere decir que no sean valoradas las atenciones que se tengan con ellas, aunque lo más conveniente es que estas atenciones las reciban los hombres. El presidente de la empresa española se equivocó de vehículo en el aeropuerto.
Pero, además, nuevamente da muestras de desconocimiento de las costumbres de sus invitados cuando les invita a comer en un restaurante donde el plato estrella es el cochinillo, prohibido por la religión musulmana; pide que les sirvan jamón y para beber ¡Vino!.
El vino, como toda bebida con alcohol, está prohibido para un buen musulmán, aunque lo beban en la intimidad, por lo que constituye una gran ofensa ponerlo sobre su mesa y más aún obsequiarlo.
Y para la despedida, las muestras de efusividad están muy bien para parientes y amigos, pero no en los negocios. Con estrechar la mano es suficiente; sobran las palmaditas en la espalda y los besos a las señoras, sobre todo si a éstas sólo se les ven los ojos.
En definitiva, muchos errores que se hubieran podido evitar informándose previamente de las características y peculiaridades de sus invitados extranjeros: costumbres, tradiciones, cultura, educación, ceremonial, gastronomía, etc.