Cuando se dice dar de alta un fichero en AEPD, para cumplir con la LOPD a que se refiere
Estoy con el tema de cumplir con la LOPD, y me surgen unas dudas.
Yo tengo una empresa de traducciones, y básicamente los datos personales que manejo son direcciones de email de los clientes, y sus datos de facturación. Los documentos a traducir son temporales y los destruyo una vez finalizado el trabajo.
Según he leído tengo que crear un fichero con los datos de los clientes, etc...
Preguntas:
¿En qué formato debo crear el fichero, excel, word, pdf, etc...?
¿El fichero con todos los datos es de uso interno o debo enviar este fichero a la AEPD?
Cuando se dice dar de alta un fichero en la AEPD, ¿es simplemente que informas que la empresa xxx, tiene un fichero con datos, o dicho fichero se tiene que enviar con todos los datos que contiene a la AEPD?
Cuando se dice modificación de datos, ¿qué quiere decir?, ¿Qué cada vez que entras datos de un nuevo cliente debes comunicarlo, o enviar de nuevo el fichero?
En fin a ver si me podéis ayudar, ya que no me queda claro si debo enviar el fichero o solo informar que lo tengo.
Aunque algo tarde, adjunto un artículo sobre el tema que espero aún sea de tu interés.
http://www.rosello-mallol.com/ficheros-que-y-como-se-inscriben/
1 respuesta más de otro experto
Cumplir con la legislación en materia de protección de datos, es mucho mas que registrar un fichero en la Agencia Española de Protección de Datos. Si lo desea, puede encontrar información de nuestro servicio especializado en www.bono-che.es
En cualquier caso, usted ha de comunicar los ficheros o tratamientos de datos, que no es un fichero de ningún tipo, sino mas bien, un sistema de información organizado, como puede ser un fichero de clientes, donde guarda todos sus datos, para la emisión de las facturas, su e-mail, etc... En su caso, puede que con un solo fichero, pueda ser suficiente.
Una vez comunicado el fichero, no ha de volver a informar de nada, si no hay cambios en la estructura organizativa (modificación) a la Agencia.
Ademas de dar de alta el fichero, ha de disponer de un documento de seguridad con los protocolos y procedimientos de seguridad que aplique, según el nivel de seguridad que corresponda a sus datos. Como pueden ser los contratos con la correspondiente clausula informativa de derechos ARCO.