Cruzado de Archivos
Hola, mi consulta es la siguiente: tengo tres archivos de Excel con datos del personal de una empresa. Todas tienen la columna "Nº de Legajo" pero el resto de las columnas varía en cada archivo, teniendo datos iguales y otros distintos. Quisiera cruzar esa información y crear un archivo con datos de los distintos archivos. Quisiera saber si hay una forma de hacerlo automáticamente.
Muchas gracias.
Muchas gracias.
1 respuesta
Respuesta de valedor
1
No hay una forma de hacerlo automáticamente, no eres muy explicito pero estoy suponiendo que tienes algo así...
Archivo 1
No. de Legajo | Dato 1 | Dato 2 | Dato 3
Archivo 2
No. de Legajo | Dato 4 | Dato 5 | Dato 6
Archivo 3
No. de Legajo | Dato 7 | Dato 8 | Dato 9
Y tu quieres:
Archivo Nuevo
No. de Legajo | Dato 1 | Dato 2 | Dato 3 | Dato 4 | Dato 5 | Dato 6 | Dato 7 | Dato 8 | Dato 9
En donde el campo No de Legajo es un campo ÚNICO, que no se repite...
Si bien se puede crear una macro, recuerda que para decidirse a hacer una macro básicamente los criterios son: ¿El trabajo es repetitivo?, ¿El trabajo es complejo?, si por el contrario, este trabajo solo lo haces por una vez, es mejor usar el método que te detallo a continuación, yo lo he hecho con grandes volúmenes de información y es bastante rápido, aunque pide del usuario un dominio mediano de Excel, del trabajo con fórmulas y grandes cantidades de datos, supondré que tienes estos conocimientos y podrías hacerlo así..
1.- En el Archivo Nuevo tendremos dos hojas una que se llama Datos Completos y Temporal, la hoja Temporal la usaremos de apoyo
2.- En la hoja Temporal, copia de cada unos de los archivos FUENTE, los datos del campo No de Legajo, de modo que garantices tener todos, aunque estén repetidos
3.- Ordena estos datos para que queden algo así...
No de Legajo
1
1
2
2
2
3
3
3
3
4.- Obtenemos una lista de registros ÚNICOS, para esto usa Filtro Avanzado, suponiendo que los datos los copiaste a partir de la celda A1 de la hoja Temporal, entonces en la celda C1 escribe de nuevo el nombre del campo No de Legajo y ve al menu Datos | Filtro | Filtro Avanzado
5.- Seleccionas Copiar a otro lugar, en Rango de la lista seleccionas el rango de los datos copias, en mi ejemplo de la celda A1 y hasta donde tengas datos, por ejemplo A50, en Rango de Criterios, seleccionas, en mi ejemplo, la celda C1 y la celda C2, como recordaras la celda C1 tiene solo el nombre del campo No de Legajo y la celda C2 esta vacía, esto es para que seleccione todos los registros, en Copiar a: seleccionas la celda E1 y activas la casilla de verificación Solo registros únicos, das click en Aceptar
6.- A partir de la celda E1, tendrás una lista de datos del campo No de Legajo, pero solo registros ÚNICOS, en nuestro ejemplo.
No de Legajo
1
2
3
7.- Copia esta lista de registros únicos a la hoja Datos Completos del Archivo Nuevo a partir de la celda A1, claro, con todo y encabezado, en las celdas B1 y hasta J1, estarán TODOS los encabezados de los datos que quieras, por ejemplo:
A1 = No de Legajo
B1 = Dato 1
C1 = Dato 2
D1 = Dato 3
E1 = Dato 4
F1 = Dato 5
G1 = Dato 6
H1 = Dato 7
I1 = Dato 8
J1 = Dato 9
8.- Ahora usaremos la función BUSCARV para llenar todos los datos y hacer un único archivo, del uso correcto de esta función depende el éxito de nuestro propósito, si no la sabes usar te recomiendo mucho checar bien la ayuda de esta función y comprenderla antes, por que si bien aquí tratare de explicártela, es demasiado para espacio tan corto, pero si ya la sabes usar, te será muy fácil, veamos...
9.- En la celda B2 pondremos la fórmula (la pongo y después te la explico), seguimos en la hoja Datos Completos
=BUSCARV(A2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,2,FALSO)
10.- Esta función consta de cuatro argumentos, no tienes por que ponerlos a mano, usa es asistente para funciones...
Datos Buscado = A2
Matriz Bucar en = [Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12
Indicador de columna = 2
Tipo de coincidencia = FALSO
El datos buscado es aquel dato que queremos buscar, en este caso le damos la referencia a la celda A2 que es donde esta nuestro primer registro
Matriz Buscar en, es la tabla de datos donde queremos buscar este valor, el valor buscado DEBE estar en la PRIMER COLUMNA y si observas, le dijo en que libro [Libro1.xls] en que hoja Hoja2! Y que rango de datos $A$1:$D12 recuerda que los signos de numero son para hacer referencias absolutas
Indicador de columna, es el numero de columna donde esta el valor que queremos devolver, no devuelve el numero de columnas, sino el valor que este en al MISMA FILA, donde se encuentre DATO BUSCADO y en la columna que le indiquemos aquí.
Tipo de coincidencia es verdadero para un valor igual o aproximado y FALSO para encontrar el valor EXACTO
Si la función encuentra el DATO BUSCADO te devuelve el valor de la misma fila, pero de la columna indicada en INDICADOR DE COLUMNA, pero si no lo encuentra te devuelve el error #N/A, o sea que no lo encontró, esto es bien...
Ahora solo te resta hacer las restantes fórmulas para las celda C2 y hasta J2, siguiendo mi ejemplo, seria algo así...
B2 = BUSCARV(B2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,2,FALSO)
C2 = BUSCARV(C2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,3,FALSO)
D2 = BUSCARV(D2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,4,FALSO)
E2 = BUSCARV(E2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,2,FALSO)
F2 = BUSCARV(F2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,3,FALSO)
G2 = BUSCARV(G2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,4,FALSO)
H2 = BUSCARV(H2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,2,FALSO)
I2 = BUSCARV(I2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,3,FALSO)
J2 = BUSCARV(J2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,4,FALSO)
11.- NO te confudas, NO es difícil, solo es cuestión de decirle DONDE esta lo que quieres buscar y la columna correcta, observa como cambio de archivo e incluso de rango de datos, usa el Asistente para la función si tienes problemas...
12.- Por ultimo solo te resta COPIAR estas fórmulas hacia abajo, hasta donde tengas registros y listo, tendrás una sola tabla de datos, todos los que digan #N/A son datos que no existen, estos con una selección especial los puedes quitar todos, aunque yo lo haría sobre una copia de esta tabla, pero ese ya es un problema menor que te queda de tarea...
13.- Como ultimo comentario, tal vez no parezca fácil, es un poco complicado explicarlo así, pero yo he hecho esto con miles de datos y en unos minutos tienes un concentrado único.
Archivo 1
No. de Legajo | Dato 1 | Dato 2 | Dato 3
Archivo 2
No. de Legajo | Dato 4 | Dato 5 | Dato 6
Archivo 3
No. de Legajo | Dato 7 | Dato 8 | Dato 9
Y tu quieres:
Archivo Nuevo
No. de Legajo | Dato 1 | Dato 2 | Dato 3 | Dato 4 | Dato 5 | Dato 6 | Dato 7 | Dato 8 | Dato 9
En donde el campo No de Legajo es un campo ÚNICO, que no se repite...
Si bien se puede crear una macro, recuerda que para decidirse a hacer una macro básicamente los criterios son: ¿El trabajo es repetitivo?, ¿El trabajo es complejo?, si por el contrario, este trabajo solo lo haces por una vez, es mejor usar el método que te detallo a continuación, yo lo he hecho con grandes volúmenes de información y es bastante rápido, aunque pide del usuario un dominio mediano de Excel, del trabajo con fórmulas y grandes cantidades de datos, supondré que tienes estos conocimientos y podrías hacerlo así..
1.- En el Archivo Nuevo tendremos dos hojas una que se llama Datos Completos y Temporal, la hoja Temporal la usaremos de apoyo
2.- En la hoja Temporal, copia de cada unos de los archivos FUENTE, los datos del campo No de Legajo, de modo que garantices tener todos, aunque estén repetidos
3.- Ordena estos datos para que queden algo así...
No de Legajo
1
1
2
2
2
3
3
3
3
4.- Obtenemos una lista de registros ÚNICOS, para esto usa Filtro Avanzado, suponiendo que los datos los copiaste a partir de la celda A1 de la hoja Temporal, entonces en la celda C1 escribe de nuevo el nombre del campo No de Legajo y ve al menu Datos | Filtro | Filtro Avanzado
5.- Seleccionas Copiar a otro lugar, en Rango de la lista seleccionas el rango de los datos copias, en mi ejemplo de la celda A1 y hasta donde tengas datos, por ejemplo A50, en Rango de Criterios, seleccionas, en mi ejemplo, la celda C1 y la celda C2, como recordaras la celda C1 tiene solo el nombre del campo No de Legajo y la celda C2 esta vacía, esto es para que seleccione todos los registros, en Copiar a: seleccionas la celda E1 y activas la casilla de verificación Solo registros únicos, das click en Aceptar
6.- A partir de la celda E1, tendrás una lista de datos del campo No de Legajo, pero solo registros ÚNICOS, en nuestro ejemplo.
No de Legajo
1
2
3
7.- Copia esta lista de registros únicos a la hoja Datos Completos del Archivo Nuevo a partir de la celda A1, claro, con todo y encabezado, en las celdas B1 y hasta J1, estarán TODOS los encabezados de los datos que quieras, por ejemplo:
A1 = No de Legajo
B1 = Dato 1
C1 = Dato 2
D1 = Dato 3
E1 = Dato 4
F1 = Dato 5
G1 = Dato 6
H1 = Dato 7
I1 = Dato 8
J1 = Dato 9
8.- Ahora usaremos la función BUSCARV para llenar todos los datos y hacer un único archivo, del uso correcto de esta función depende el éxito de nuestro propósito, si no la sabes usar te recomiendo mucho checar bien la ayuda de esta función y comprenderla antes, por que si bien aquí tratare de explicártela, es demasiado para espacio tan corto, pero si ya la sabes usar, te será muy fácil, veamos...
9.- En la celda B2 pondremos la fórmula (la pongo y después te la explico), seguimos en la hoja Datos Completos
=BUSCARV(A2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,2,FALSO)
10.- Esta función consta de cuatro argumentos, no tienes por que ponerlos a mano, usa es asistente para funciones...
Datos Buscado = A2
Matriz Bucar en = [Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12
Indicador de columna = 2
Tipo de coincidencia = FALSO
El datos buscado es aquel dato que queremos buscar, en este caso le damos la referencia a la celda A2 que es donde esta nuestro primer registro
Matriz Buscar en, es la tabla de datos donde queremos buscar este valor, el valor buscado DEBE estar en la PRIMER COLUMNA y si observas, le dijo en que libro [Libro1.xls] en que hoja Hoja2! Y que rango de datos $A$1:$D12 recuerda que los signos de numero son para hacer referencias absolutas
Indicador de columna, es el numero de columna donde esta el valor que queremos devolver, no devuelve el numero de columnas, sino el valor que este en al MISMA FILA, donde se encuentre DATO BUSCADO y en la columna que le indiquemos aquí.
Tipo de coincidencia es verdadero para un valor igual o aproximado y FALSO para encontrar el valor EXACTO
Si la función encuentra el DATO BUSCADO te devuelve el valor de la misma fila, pero de la columna indicada en INDICADOR DE COLUMNA, pero si no lo encuentra te devuelve el error #N/A, o sea que no lo encontró, esto es bien...
Ahora solo te resta hacer las restantes fórmulas para las celda C2 y hasta J2, siguiendo mi ejemplo, seria algo así...
B2 = BUSCARV(B2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,2,FALSO)
C2 = BUSCARV(C2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,3,FALSO)
D2 = BUSCARV(D2,[Libro1.xls]Hoja1!$A$1:$D$12,4,FALSO)
E2 = BUSCARV(E2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,2,FALSO)
F2 = BUSCARV(F2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,3,FALSO)
G2 = BUSCARV(G2,[Libro2.xls]Hoja1!$A$1:$D$20,4,FALSO)
H2 = BUSCARV(H2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,2,FALSO)
I2 = BUSCARV(I2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,3,FALSO)
J2 = BUSCARV(J2,[Libro3.xls]Hoja1!$A$1:$D$30,4,FALSO)
11.- NO te confudas, NO es difícil, solo es cuestión de decirle DONDE esta lo que quieres buscar y la columna correcta, observa como cambio de archivo e incluso de rango de datos, usa el Asistente para la función si tienes problemas...
12.- Por ultimo solo te resta COPIAR estas fórmulas hacia abajo, hasta donde tengas registros y listo, tendrás una sola tabla de datos, todos los que digan #N/A son datos que no existen, estos con una selección especial los puedes quitar todos, aunque yo lo haría sobre una copia de esta tabla, pero ese ya es un problema menor que te queda de tarea...
13.- Como ultimo comentario, tal vez no parezca fácil, es un poco complicado explicarlo así, pero yo he hecho esto con miles de datos y en unos minutos tienes un concentrado único.
