No conformidad por apertura acciones correctivas
He detectado en una auditoría interna que las acciones correctivas en la empresa se toman tiempo después de que se detectaron las no conformidades y a mi juicio se deja pasar mucho tiempo: (por ejemplo para satisfacción del cliente de junio de 2016 las acciones correctivas se registraron en febrero de 2017) y un producto no conforme que fue "grave" y llegó al cliente en noviembre de 2016 la acción correctiva la registraron también en febrero de 2017. Mi pregunta es si esto es una no conformidad o una observación y si es no conformidad ¿contra qué requisito se levanta?
Por lo general, en el procedimiento de No Conformidades no se especifica el momento de la apertura de una acción correctiva ante un evento negativo, se da por entendido que debe ser inmediata, de lo contrario se pierde efectividad o se "enfría" el suceso.
Para corregir este tema puedes definir en tu procedimiento que las no conformidades serán gestionadas apenas se tenga conocimiento de ellas, especificando claramente las responsabilidades. Es que a veces, quien registra los desvío y abre las correctivas es el Coordinador de Calidad y no los líderes de procesos, pero lo ideal es que cada responsable de proceso realice el registro o dé aviso al área de Calidad cuando se detectan problemas, de manera inmediata.
Si tu empresa maneja la información correctamente, los reclamos de clientes y otros desvíos seguramente quedan asentados en una planilla, pero lo que no hacen es tratarlos rápidamente, creo que éste es el caso que describes.
Imagínate si en ese lapso de tiempo se diera una auditoria o una inspección del cliente, seguro tendrías una no conformidad.
Puedes hacer lo siguiente: entrenar al personal sobre el tema de no conformidades y, si notas que tu procedimiento es medio "flojo" en este aspecto, actualizarlo.
Creo que deberías realizar la apertura de una no conformidad, aclarando que es una acción preventiva o una oportunidad de mejora (capítulo 8.5), describiendo que la acción a tomar será la de actualizar el procedimiento en cuestión y capacitar a los usuarios para su correcta aplicación. De esa manera, al poner en vigencia el procedimiento los requisitos serán respetados y los "olvidos/omisión" no serían tan recurrentes.
