Lo puedes hacer de mil formas distintas, sólo con código, con consultas, sin botones, etc. etc.
Por ejemplo, supongamos que tengo una tabla Socios
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Es que no sé los rangos en una Cofradía. Y una tabla Rangos donde a cada rango le corresponde una cuota, que no pongo por no verle la necesidad.
Una tabla Cuotas, con un campo Año
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Construyo una consulta de datos anexados( pero como te decía no hace falta ya que se le puede decir lo mismo en código) a la tabla Cuotas
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Si tengo un formulario, donde le pongo un cuadro de texto llamado Año Cuando pulso Crear cuotas
( Aunque tampoco haría falta ya que bastaría con un InputBox) para que escribas el año que quieres crear y un botón
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Cuando pulso el botón, me deja la tabla Cuotas como
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Con lo que ya podría crear un informe tipo Lista o uno de etiquetas, etc.
Si volviera a pulsar el botón
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Y no me las crearía.
El código del evento Al hacer clic del botón es
Private Sub Comando0_Click()
If DCount("*", "cuotas", "año=" & Me.Año & "") > 1 Then
MsgBox "Esas cuotas en ese año " & Me.Año & " ya están creadas", vbOKOnly + vbInformation, "Tendrá que cambiar de año"
Exit Sub
Else
DoCmd.SetWarnings False
DoCmd.OpenQuery "anexar"
DoCmd.RunSQL "update cuotas set año=" & Me.Año & " where año is null"
End If
End Sub
Es decir, primero cuéntame si ya hay en la tabla Cuotas alguna con ese año. Si la hay, pon el mensaje y no hagas nada, para no tener cuotas repetidas. Si no hay ninguna, ejecuta..
Pero como te decía lo puedes hacer de muchas formas.