¿Qué plantilla de Access podría utilizar para crear una Base de Datos del estilo de esquema Jerárquico?
No tengo mucha experiencia en Access pero con 69 años lo intento y me fascina. Quiero utilizar una plantilla ¿si la hay? Para crear una base de datos del Tipo Jerárquico. Tengo unas 3500 personas entre 4 Directores, 20 Jefes de Departamentos por cada Dirección. 60 Jefes de División por cada Departamento y alrededor de 7 a 12 personas por cada Jefe de División. La base la tengo desarrollada en Excel con Filtros, pero quería lograrlo en Access. Lo he intentado e logrado varias cosas pero quería perfeccionarlo porque cree las Tablas y pase los datos del Excel y de tanta prueba y error muchas cosas me salieron, pero no sé cómo hacer un formulario que ingrese a alguien nuevo o pasarlo de Departamento, y si lo hago pero desde la Tabla propiamente dicha. También me complique bastante con las relaciones y no sé si realmente está funcionando bien. De poder utilizar una plantilla y adaptarla a esto, estaría mas seguro.
3 respuestas
Si esta creada en Excel (y es funcional), pasarla a Access no debería ser un problema y ya en Access automatizar procesos solo requiere tener clara su finalidad.
Plantillas ... para ver un esquema general (y las relaciones) una posible guía serían las de árboles genealógicos o las de estudiantes (más bien profesores).
Si expones las dificultades encontradas para reubicar o cambiar de nivel a los elementos, se pueden buscar soluciones, (lo de los 69 solo es una cifra, lo que tiene valor es la experiencia adquirida y no olvidada).
¡Gracias! Hola Enrique gracias por responderme. Si las tengo en 4 archivos de excel y las 4 por igual. Las importe a Access y allí empecé a trabajar connforme mis pocos conocimientos y logre varias cosas. Las plantillas de las que hablás las he visto y me sirvieron hasta cierto punto, pero luego no. SIGO VIENDO Y GRACIAS NUEVAMENTE.
Te doy mi opinión. Si usaras una plantilla de Access, seguirías con los problemas de los objetos prediseñados, por ejemplo, diseño un coche y te puede servir, pero no se adapta a lo que realmente(ya que tu eres el único que lo sabe) necesitas. Por eso te diría, que fuera diseñándola tú.
Personalmente haría una tabla con los Directores( por poner, IdDirector(autonumérico), Nombre, Area, ...)
Otra tabla Departamento con IdJefeDep( autonumérico), Nombre, IdDirector (Numérico), Departamento, ...), con lo que puedes relacionar la tabla Directores(UNO IdDirector) Departamento(VARIOS Iddirector)
Otra tabla División con IdDivisión(autonumérico), IdDepartamento(numérico), División,... Y puedes relacionarla con Departamento por UNO Iddepartamento con División (VARIOS Iddepartamento)
Y otra tabla Empleados con Idempleado(autonumérico), IdDivision (numérico), NombreEmpleado,...
Y así puedes relacionar UNA división, con VARIOS empleados.
Es lo que se llama relación en cascada
A la hora de dar de alta un empleado, en el formulario donde rellenaras los datos de ese empleado, con convertir el cuadro de texto IdDivisión en un combinado sería suficiente.
Y para cambiarlo de división bastaría, si lo haces desde algún lugar fuera del formulario Empleados, con usar algo como
Docmd.runsql"update Empleados set iddivisión=.....
Para que te cambiara la división de ese empleado.
¡Gracias! JULIAN por tu tiempo y explicación, lo entiendo y creo haber hecho más o menos como dijiste y logro verlo en la tabla al clickear el signo más del registro me da en cascada quienes dependen de este registro y cree un formulario que me va mostrando eso mismo. Lo que ocurre que al ser tantos registros como obvio no los escribí, y los importe de Excel, primero todos juntos y luego por separado por sectores como vos decís y funciona. Pero no me doy cuenta de cómo ir actualizando la Base sin tener que hacerla desde la propia Tabla cambiando algo, o bien agregando a alguien nuevo o que se cambió de sector en un registro nuevo. Voy a profundizar con lo que me explicas: Cuando hice solo una Tabla con todos los Miembros les puse un id_xxx como texto corto sin repeticiones. Y luego en otro campo llamado Id_Administrador tambien como texto corto en este caso con repeticiones donde figura el id_xxx de quien depende. Creo que estoy cerca. Sigo estudiando. Y MIL GRACIAS.
Por partes. En Access puedes importar hojas de Excel o también vincular datos, de forma que cuando en Excel modificaras algo, ya te apareciera actualizado en Access.
Las tablas de Access, son sólo un recipiente de datos y no tienen código VB, para eso están los formularios, que son una forma cómoda de introducir y modificar datos. Por ejemplo, en cualquier formulario podrías usar una instrucción
Docmd.runsql"update NombreTabla set cliente=.....where Ciudad=...."
Me explico, actualízame la tabla X el valor del campo Cliente a... en aquel registro en que el campo Ciudad sea...
Que quieres guardar en la tabla X algún valor de un formulario, si el formulario es dependiente de la tabla no necesitas nada ya que, por defecto, Access lo guarda, y si el formulario fuera independiente podrías usar
Docmd.runsql"insert into tabla X(nombre,apellidos,dirección,...) values...
En fin, que tienes muchas posibilidades.
Al importar de Excel lo más seguro es que no tiene los campos ID o llave primaria, en ese caso es preciso realizar ajustes hasta recostruir en lo posible las relaciones. Si no tiene información confidencial puede enviarme el archivo de Excel y a base de datos a [email protected] y así miro a ver que puedo hacer.