Obras del jardín comunitario

El mal tiempo a principios de año causo daños a la zona comunitaria del jardín: vallas rotas, arboles caídos...
El caso es que se convoca la reunión para tratar estos problemas y parece que lo cubre el seguro. Después de informar que lo cubre nuestro seguro se convoca una reunión:orden del día entre otros llevar a cabo estas obras.
Pues bien sin que aparezca en el orden del día parece ser deciden que las obras las lleve un vecino en el paro ahorrándonos un dinero del que paga el seguro, sin problemas esta cuestión, ahora bien también parece ser que acuerdan que ese dinero que sobra y es de todos lo emplearan en colocar unas vallas de protección alrededor de la piscina y frente unos columpios, supuestamente donados y colocados por los propios vecinos siendo ello totalmente gratuito para la comunidad.
¿Pueden hacer uso del dinero de la comunidad, sin comunicarlo, pues según ellos estas protecciones las paga el seguro, y en el presupuesto de arreglo de jardín no aparece, no informan y se llevaran a cabo? Eso si hay una derrama para llenado, ¿reparación y limpieza de la piscina?
¿Cualquier aspecto que se quiera modificar debe indicarse previamente en el orden del día y no en la reunió?