Exportar informes de access a excel
¿Puedo exportar a excel un informe de access con el encabezado y pie de página e informe?
1 respuesta
Respuesta de Angel Navales
1
La exportación estándar entre Access y Excel depende de la versión de Office que estés usando, ya que la integración entre ambos ha ido mejorando en las nuevas versiones.
En cualquier caso te diré que lo mejor es realizar pruebas ya que la documentación sobre ello es escasa y depende mucho de que se vaya a exportar.
En general se exporta el nombre de las columnas (campos) y los datos contenidos en los registros. Del encabezado se exportan los campos normales y los calculados (por ejemplo uno que indique la fecha de impresión). Del pie de página y de informe no suele llevarse nada (por ejemplo números de página o campos calculados en el pie de informe).
Todo esto claro está en la exportación integrada en la interfaz de Access. Si la realizas diseñando código para ello, es obviamente mucho más laborioso pero puedes personalizar lo que quieres exportar, donde ubicarlo en la hoja de datos, formato de las celdas...
Te copio parte de algunas limitaciones en la exportación estándar a las que hace referencia Microsoft para Access 2003, aunque como te comentaba antes, lo mejor es probar y verificar la estándar en distintas situaciones y si no sirve implementarla en código.
Cordiales saludos.
===============================
Imágenes y objetos Todos los elementos gráficos, como logotipos, imágenes de fondo y contenido de campos de objeto OLE que formen parte de los datos exportados no se exportarán.
Gráfico Al exportar un formulario o un informe que contenga un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto gráfico.
Valores nulos A veces, los valores nulos se reemplazan con los datos que deberían estar en la columna adyacente en la hoja de cálculo resultante.
Valores calculados La expresión usada para calcular los valores no se exporta a Excel, sino sólo el resultado de las expresiones.
Valores de fecha Los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900 no se exportan: en su lugar, la celda correspondiente de la hoja de cálculo contendrá un valor nulo.
Casillas de verificación Si inicia la operación de exportación desde la ventana Base de datos (ventana de base de datos: en Access 2003 y versiones anteriores, ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes. En versiones posteriores, fue reemplazada por el panel de navegación.) O en la vista Formulario, las casillas de verificación de los formularios no se exportarán. La columna correspondiente de la hoja de cálculo mostrará el signo "#". Para solucionar esta situación, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportarla. La columna correspondiente en la hoja de cálculo contendrá VERDADERO o FALSO, dependiendo del estado de activación de la casilla de verificación del formulario.
Subinformes y subformularios Los subinformes se exportan, pero los subformularios se omitirán.
Puesto que Excel sólo admite 256 columnas y 65.536 filas, los datos de las columnas de la IW a la ZZZ y las filas de la 65.537 a la 262.144 no se exportarán de la hoja de cálculo. Sin embargo, puede copiar estos datos en varias hojas de cálculo de Excel.
Al exportar datos de una hoja de cálculo a Excel, sólo se exportarán los valores y fórmulas. Los vínculos que conectan con otros datos de la página Web o de otras páginas Web no se conservarán en Excel.
Al exportar algunos formatos numéricos de la hoja de cálculo, los datos de Excel aparecerán con un formato numérico personalizado. Por ejemplo, los formatos de la hoja de cálculo Sí/no, Verdadero/falso y Activado/desactivado aparecerán en Excel con formatos numéricos personalizados. Para obtener información sobre los formatos numéricos personalizados en Excel, vea la Ayuda de Excel.
Cuando crea un informe en Excel, los campos memo se truncan en 255 caracteres. También puede observar esto cuando hace clic en el comando Analizar con Microsoft Excel mientras obtiene una vista previa del informe.
En cualquier caso te diré que lo mejor es realizar pruebas ya que la documentación sobre ello es escasa y depende mucho de que se vaya a exportar.
En general se exporta el nombre de las columnas (campos) y los datos contenidos en los registros. Del encabezado se exportan los campos normales y los calculados (por ejemplo uno que indique la fecha de impresión). Del pie de página y de informe no suele llevarse nada (por ejemplo números de página o campos calculados en el pie de informe).
Todo esto claro está en la exportación integrada en la interfaz de Access. Si la realizas diseñando código para ello, es obviamente mucho más laborioso pero puedes personalizar lo que quieres exportar, donde ubicarlo en la hoja de datos, formato de las celdas...
Te copio parte de algunas limitaciones en la exportación estándar a las que hace referencia Microsoft para Access 2003, aunque como te comentaba antes, lo mejor es probar y verificar la estándar en distintas situaciones y si no sirve implementarla en código.
Cordiales saludos.
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Imágenes y objetos Todos los elementos gráficos, como logotipos, imágenes de fondo y contenido de campos de objeto OLE que formen parte de los datos exportados no se exportarán.
Gráfico Al exportar un formulario o un informe que contenga un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto gráfico.
Valores nulos A veces, los valores nulos se reemplazan con los datos que deberían estar en la columna adyacente en la hoja de cálculo resultante.
Valores calculados La expresión usada para calcular los valores no se exporta a Excel, sino sólo el resultado de las expresiones.
Valores de fecha Los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900 no se exportan: en su lugar, la celda correspondiente de la hoja de cálculo contendrá un valor nulo.
Casillas de verificación Si inicia la operación de exportación desde la ventana Base de datos (ventana de base de datos: en Access 2003 y versiones anteriores, ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes. En versiones posteriores, fue reemplazada por el panel de navegación.) O en la vista Formulario, las casillas de verificación de los formularios no se exportarán. La columna correspondiente de la hoja de cálculo mostrará el signo "#". Para solucionar esta situación, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportarla. La columna correspondiente en la hoja de cálculo contendrá VERDADERO o FALSO, dependiendo del estado de activación de la casilla de verificación del formulario.
Subinformes y subformularios Los subinformes se exportan, pero los subformularios se omitirán.
Puesto que Excel sólo admite 256 columnas y 65.536 filas, los datos de las columnas de la IW a la ZZZ y las filas de la 65.537 a la 262.144 no se exportarán de la hoja de cálculo. Sin embargo, puede copiar estos datos en varias hojas de cálculo de Excel.
Al exportar datos de una hoja de cálculo a Excel, sólo se exportarán los valores y fórmulas. Los vínculos que conectan con otros datos de la página Web o de otras páginas Web no se conservarán en Excel.
Al exportar algunos formatos numéricos de la hoja de cálculo, los datos de Excel aparecerán con un formato numérico personalizado. Por ejemplo, los formatos de la hoja de cálculo Sí/no, Verdadero/falso y Activado/desactivado aparecerán en Excel con formatos numéricos personalizados. Para obtener información sobre los formatos numéricos personalizados en Excel, vea la Ayuda de Excel.
Cuando crea un informe en Excel, los campos memo se truncan en 255 caracteres. También puede observar esto cuando hace clic en el comando Analizar con Microsoft Excel mientras obtiene una vista previa del informe.
