Exportar datos desde la base de datos a excel
He hecho una base de datos para llevar una contabilidad extracto de varias empresas. Esta relacionada de tal manera que al clicar en siguiente cambia la empresa y el extracto esta vacio.
Ahora yo quiero que los datos del extracto se pasen a un excel para poder yo trabajar con ellos y resumirlos.
Imaginemos que en esa bd esta la empresa A y la B pero quiero exportar solo los datos de la empresa A a un excel ¿esto es posible o solo tengo la opcion de informe normal?
1 Respuesta
Lo que tienes que hacer es una consulta parametrizada sobre la tabla, para que te devuelva sólo los valores de la empresa que quieres, y luego exportas los resultados de esa consulta.
Para hacer la consulta parametrizada, usa el asistente para crearla, con los campos que necesites de la tabla. A continuación, la abres en vista diseño, y en la parte de abajo, donde te pone los nombres de los campos, en al fila Criterios del campo en el que tienes las empresas, le pones:
[Introduce el nombre de la empresa a exportar]
De esta manera cada vez que ejecutes la consulta te pedirá el nombre de la empresa y te devolverá sólo los registros de ella.
Otra opción, sería que te crearas una consulta para cada empresa. En este caso, como criterio tendrías que poner el nombre de la empresa entre comillas, por ejemplo: "empresa A"
¡Gracias!
Esa acción me viene muy bien pero no me deja exportarlo directamente sino que se me abre en access no en excel ¿hay alguna forma de mediante un botón en el propio sitio me saque el documento directamente a excel? ¿Sin qué la barra de herramientas este visible?
A ver que te parece esta solución:
1.- Crea un formulario (si no lo tienes ya) donde pones un cuadro de texto (o cuadro combinado) y un botón de comando. En el cuadro de texto (o combinado) pondrás el nombre de una empresa, y al pulsar el botón se te exportarán los datos de esa empresa al Excel.
2.- Crea una consulta sobre la tabla/s y en el campo relativo a la empresa, le pones como criterio el valor del cuadro del formulario anterior, siguiendo este esquema:
[Formularios]![NombreFormulario]![NombreCuadro]
3.- Al botón de tu formulario, le generas este código (yo he supuesto que el cuadro de texto se llama txtEmpresa, y la consulta a exportar se llama CContabilidad):
'SI no hay valor en el cuadro, sale sin hacer nada
If Nz(Me.txtEmpresa, "") = "" Then Exit Sub
'Exportas los resultados a la hoja de excel
DoCmd.TransferSpreadsheet acExport, , "CContabilidad", Application.CurrentProject.Path & "\" & Me.txtEmpresa
Con este código, te creará un libro de excel en el mismo directorio en que que tengas la BD de access, con el nombre de la empresa seleccionada.
Si quieres cambiar la carpeta de destino o el nombre del libro, has de modificar la parte en negrita y cursiva, por ejemplo, podrías poner: "C:\Documents and Settings\Usuario\Mis documentos\Datos", para que te exporte a un excel llamado "Datos" en "Mis Documentos"
Te adjunto una BD de ejemplo: BD
