Como facturar gastos de envío

Al hacer ticket o factura me encuentro que cuando envío, a veces tengo que poner yo el dinero por adelantado, en el caso de correos. Y en las empresas de transporte ya le cobran ellos los gastos de envío en contrareembolso.

¿Cómo pongo ese gasto? Cuando es pagado por mi adelantado, ¿tengo qué poner lo que yo he pagado y que es un gasto reembolsable?

¿Y cuándo lo pagan ellos? Simplemente: portes- ¿Y el dinero que sea el porte?