Como generar un pdf desde un botón de un formulario de Access, para cada registro de un informe y lo envíe por correo

Centrémonos en el problema con Access para encontrar una solución para hoy y si puede ser también mañana.

Los informes solo se pueden abrir una única estancia y son estáticos, para cambiar los datos se tienen que cerrar, hacer los cambios y volver a abrirlo con los nuevos, si con el abierto se abre nuevamente -sin antes cerrarlo- el único válido es el primero (y no devuelve error).

Cuando lo exportamos no hay opción para aplicar condiciones, si las necesita (para seleccionar el cliente, la factura...) se suele aplicar el método de abrirlo (condicionado) y con el abierto exportarlo, la exportación lo volverá a abrir pero no lo puede actualizar (y como no delata error) utilizara el que está abierto- y condicionado- asumiendo ‘que es el suyo’.

¿Cómo se gestiona que un alumno tenga más de un curso y que se desee emitir un PDF por curso al que asistió?

Pues con dos bucles, uno que recorra los alumnos y otro en el que -por alumno- recorra sus cursos (un clásico: bucle dentro de bucle).

Al respecto de que repita el mismo informe (del mismo alumno) tantas veces como cursos completo, es que la referencia para el bucle es incorrecta, se ha de ir ‘al siguiente alumno’, no al siguiente registro/curso ya que el informe por alumno engloba todos sus cursos (o debería hacerlo).

Exactamente que se desea obtener por alumno:
.- Un correo con único informe (adjunto) con todos sus cursos
.- Un correo con tantos informes (adjuntos) como cursos a los que asistió el alumno.

Crear un correo implica una dirección, un asunto, un contenido y tantos adjuntos como se necesite.

Los adjuntos tienen que crearse de forma previa para poder adjuntarlos antes de finalizar el correo y enviarlo a la bandeja de salida. Una vez finalizada la creación del correo-e los adjuntos se pueden borrar o mantener (guardar).

Hay un método que puede ahorrar tiempo a la hora de crear los adjuntos, evita el paso de abrir el informe condicionado (o personalizado), utilizarlo y cerrarlo (repitiendo el ciclo con el siguiente adjunto).

EL método consiste en generar el filtro (la condición) y aplicársela al informe al exportarlo, evitando abrirlo dos veces y cerrarlo una.
Solo requiere un mínimo cambio en el informe y no le afectara para cualquier otro uso del mismo, eso sí:
La condición que se le aplica con este método es prioritaria sobre cualquiera otra, se activa dándole contenido y se desactiva vaciando la variable(es de texto, se le asigna una cadena vacía).

Si actualmente se dispone de un código que genera los correos (aunque solo funcione de uno en uno) publícalo y se podrá adaptar a lo que ya existe.

De la actual tabla T_CURSOS se puede obtener un listado único de alumnos (una consulta) para utilizar en el bucle y enviar un correo por alumno con el adjunto o –con un segundo bucle- tantos adjuntos como cursos.

Vamos a ver si me explico. Primero, tal como tienes declarada la variable no te va a funcionar ya que Bite sólo llega hasta 255. Tendrás que declararla como integer, que llega hasta 32 mil y pico. Segundo, si quieres usar el Outlook que viene con el Office, tendrías que enviar uno, desplazarte a un nuevo registro, volver a enviar otro, etc. Sin embargo si usas el Outlook que viene con el Windows podrías hacerlo( parece muy complicado por la extensión, pero realmente es muy sencillo) con

Primero, abre el editor de VB y en la barra de menús pulsa Herramientas-Referencias y activa la casilla Microsoft Outlook XX.0 Object Library

Lo de XX es por la versión del Office que tengas instalado.

Y luego, en el evento, por ejemplo, Al hacer clic de un botón pon

Private Sub Comando47_Click()
dim i as integer
for i=1 to 430
DoCmd.OpenReport "facturas", acPreview, , "numfactura='" & Me.NumFactura & "'"
DoCmd.OutputTo acOutputReport, "facturas", "PDFFormat(*.pdf)", "c:\users\gonza\documentos\borrar\Facturas\" & "" & Me.NumFactura & "" & ".pdf", False, "", , acExportQualityPrint
DoCmd.Close acReport, "facturas"
Dim Enviar As Outlook.Application
    Dim pTaskItem, ptaskitemasig As Outlook.TaskItem
    Const olCreateTasks = 3
    Const olDialog = 1
    Const olSound = 8
    Set Enviar = CreateObject("Outlook.Application")
    sSubject = "Tengo la obligación de remitirte este facturón"
    sBody = "Si no pagas no hay perdón"
    dDue = Now()
    dStart = Now()
    sSoundFile = "alarm3"
    bReminderSet = True
    Set pTaskItem = Enviar.CreateItem(olCreateTasks)
        pTaskItem.Subject = sSubject
        pTaskItem.Body = sBody
        pTaskItem.DueDate = dDue
        pTaskItem.StartDate = dStart
        pTaskItem.ReminderSet = bReminderSet
        If bReminderSet Then
              pTaskItem.ReminderSoundFile = sSoundFile
              pTaskItem.ReminderTime = Now()
        End If
        pTaskItem.Recipients.Add ("'" & Me.Email & "'")
        pTaskItem.Attachments.Add ("C:\users\gonza\documentos\borrar\Facturas\" & "" & Me.NumFactura & "" & ".pdf")
        pTaskItem.Save
        pTaskItem.Assign
        pTaskItem.Send
        Set pTaskItem = Nothing
    Set Enviar = Nothing
Next
End Sub

Tienes que cambiar mis nombres por los tuyos.

Me explico. Primero abre el informe con el Idalumno=1, lo guarda como PDF en la carpeta Facturas con el( en este caso) numero de factura.pdf, cierra el informe y envía el archivo a la bandeja de salida del Microsoft Outlook como archivo adjunto. Se va a la siguiente i, para el ejemplo, el 2. Abre el informe con IdAlumno=2, lo guarda en la carpeta Facturas con el IdAlumno. Cierra el informe y lo envía a la bandeja de salida. Y así hasta...

Dependiendo de como tengas configurado el Outlook, te los mantiene en la bandeja de salida hasta que decidas enviarlos o te lo envía directamente según lo reciba.

De todas formas, si quieres, repito, si quieres, mándame un mensaje (sólo el mensaje) a [email protected] y te mando un ejemplo, que opino que es como mejor se ve.

Si lo haces, en el asunto del mensaje pon tu alias Ray Romel, ya que si no sé quien me escribe ni los abro