Documentos con obligación de archivo
Y feliz año!
¿Para empezar con orden quisiera saber si es obligatorio archivar albaranes de compras una vez facturados? Por otro lado, ¿y recibos bancarios teniendo banca online? El archivo A-Z me parece una pérdida de tiempo y mucho engorro aparte del espacio que ocupa, por tanto pretendemos limitarnos a lo estrictamente necesario. Además disponemos de escáner que utilizamos para digitalizar documentos que archivamos en un gestor documental digital.
1 Respuesta
Las normas contables nos indican que cualquier asiento debe tener su soporte documental, y que este soporte documental debemos guardarlo mientras el dato no prescriba. El ejemplo más extremo: declaras pérdidas en el 2012, tienes 19 años para deducir estas pérdidas de beneficios futuros, los datos prescribirán a los cuatro años de haber presentado el último Impuesto de Sociedades en el que te dedujiste pérdidas del 2012. O compras un bien inmueble que amortizas en 50 años, deberás guardar la factura de compra de ese bien junto con su ficha de inmovilizado durante esos 50 años.
Ahora bien, que debas guardar papel no está tan claro. En teoría sirve cualquier soporte que te permita poner a disposición de la administración la documentación para su comprobación. Que venga el inspector y que no te admita como archivo un DVD con todas las facturas escaneadas perfectamente archivadas por su número de registro correspondiente.
Eso si, recuerda que no te puedes fiar del archivo de terceros, la obligación es tuya. No debes confiar en que el banco guardará tus archivos mientras tú tengas la necesidad de hacerlo. Archiva tú los documentos del banco, aunque sea en soporte digital.
Ante todo muchas gracias por la respuesta. Como aclaración decirte que todo el tema relacionado con los libros contables etc. sí que lo archivamos por supuesto, pero era en lo relacionado con las facturas y albaranes de compras que éstas mantenemos el archivo físico y el digital pero los albaranes ya facturados tenía duda si es un documento obligatorio para el archivo o no? y en cuestión de bancos tengo claro ya gracias a a tu respuesta. En principio mantendré un archivo digital y ya está. Y es que todo esto me ocupa mucho espacio y sobre todo mucho tiempo y de cara a búsquedas etc, es mucho más cómodo tenerlo digital. Muchas gracias de nuevo
Una factura no es más que la consecuencia de un albarán. Quiero decir que el documento que acredita la entrega de la mercancía y/o la prestación del servicio es el albarán firmado. Muchas veces se olvida esto, y luego vienen los problemas. Para acreditar la entrega de una mercancía delante de un juez, no te pedirán la factura, te pedirán el albarán.
Con esto te quiero aclarar que es mucho más importante el albarán que la factura. De hecho, yo en mi empresa las facturas emitidas ni las imprimo, ni las guardo físicamente. Si tengo una comprobación de facturas por parte de la Agencia Tributaria, lo que imprimo es el libro de facturas emitidas y lo adjunto a los albaranes, que están archivados por facturas.
Da igual qué método de archivo utilices, lo importante de veras es poder acreditar, ante una comprobación, los datos que consignas en tu contabilidad.
