Manual de procedimientos y funciones

No soy un experto en la materia aunque algún proyecto he realizado al respecto. Para el manual de procedimiento y funciones es necesario que conozcáis bien la estructura de la empresa e identifiquéis los procesos que en ella se realizan.
Para empezar deberéis tener claro el organigrama de vuestra empresa, aparte del gráfico de organigrama es necesaria una serie de fichas descriptivas del puesto que incluyan, al menos:
- Puesto:
- Objetivos del puesto:
- Funciones del puesto:
- Dependencia jerárquica:
- Personal a su cargo:
- Indicadores de control de la gestión: esto no es obligatorio pero puede ser muy útil.
Después es necesario que se identifiquen los distintos procesos o procedimientos que se realizan en tu empresa, en la última empresa en que lo realicé, los dividimos por áreas, pero deberás tener en cuenta que muchos procesos pasan por más de un área, así que céntrate en los procesos y describe las distintas áreas por las que pase.
Generalmente se utilizan dos herramientas para describir y documentar los procesos en el manual y son:
- Los diagramas de flujo: que permiten ver de manera gráfica los pasos que sigue el proceso desde que empieza hasta que acaba teniendo en cuenta los diferentes caminos que puede haber. Para elaborarlos piensa mentalmente los pasos a seguir en los procesos y consensualos con los implicados a fin de encontrar el flujo que mejor refleje la manera óptima de realizar el proceso.
- Ficha de descripción narrativa del proceso. Realiza también una ficha descriptiva por cada proceso que incluya, al menos:
- El responsable del proceso.
- El objetivo de ese procedimiento
- Los departamentos implicados.
- La descripción narrativa con las actividades que se deban llevar a cabo.
Así, como esquema del manual podrías hacer:
1. Introducción: el porqué del manual, quien lo realiza y que metodolodía se ha seguido.
2. Organigrama y funciones de los puestos de la empresa.
3. Listado de procedimientos de la empresa. (Los puedes dividir por críticos, de apoyo etc. o por cualquier división que consideréis conveniente, presentarlos en algún mapa de áreas o como creas conveninete).
4. Descripción de cada procedimiento (aquí incluyes flujo y ficha por cada procedimiento).
5. Conclusión. Con cualquier comentario que quieras realizar al respecto.
Esta es una forma básica, las habrá mucho mejores pero espero que te sirva, y sobre todo recuerda que el manual es un instrumento de mejora y como tal debe ser actualizado, revisado etc. en cuanto una nueva mejora se de o se encuentre y busca el consenso cuando lo realices, no hace falta ser un experto en los procesos para documentarlos o encontrar mejoras, pero siempre es aconsejable buscar el acuerdo.