Coordinación de banquetes
¡Buenas tardes amigos! Quisiera ver quien puede ayudarme. Voy a mitad de carrera de Administración turística y voy a entrar a trabajar a banquetes la próxima semana. No tengo experiencia y voy a tener que hacer todo! Me van a capacitar pero aún así quisiera ver quién puede darme algunos consejos en cuanto a ventas, coordinación, captación de clientes etc. ¡Lo que sea me ayudaría muchísimo! Yo se que esto implica todo un semestre de estudio, pero ¿alguien podría compartir algunos apuntes o algo conmigo? Un millón de gracias :)
Respuesta de juan_64
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Hazte un esquema, te daré algunas pautas:
Hazte y contestaste por escrito las siguientes preguntas:
· ¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?
· ¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea?
· ¿En qué lugar debe realizar esa tarea?
Considera también los siguientes aspectos:
· Plan completo del lugar
· Plan para organización del trabajo
· Lista completa de materiales
· Desarrollo del evento ( tiempos)
Planificar es organizar en forma teórica( táctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.
· Es importante conocer la finalidad de quien nos contrata (cliente) la cuál puede ser : homenajear, conmemorar, celebrar o atraer.
· Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.
· Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.
· Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería, promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión, permisos, convenios.
· Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al carácter de la reunión.
· Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.
· Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.
· Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial, municipal, turístico, auspicio, fiesta
· La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es importante establecer que tipo de publico y el nivel de asistencia.
· Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 días de anticipación.
· Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y presentación.
· Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad. Estacionamiento.
· 48-24 horas antes:
· Armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
· Pruebas de sonido e imagen.
· Revisión de planos.
· Chequeo de servicios
· Recepción de mercadería.
· Lista definitiva de invitados.
· 12 horas antes.
· Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
· Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
· Activación y solución de posibles inconvenientes.
Saludos, ya tienes para trabajar y empezar.
Suerte
Hazte y contestaste por escrito las siguientes preguntas:
· ¿Qué hay que hacer? ¿Cuál es la tarea?
· ¿Qué medios necesito para realizar ésa tarea?
· ¿En qué lugar debe realizar esa tarea?
Considera también los siguientes aspectos:
· Plan completo del lugar
· Plan para organización del trabajo
· Lista completa de materiales
· Desarrollo del evento ( tiempos)
Planificar es organizar en forma teórica( táctica), determinando las distintas etapas del plan y las funciones que se realizarán en cada una de las etapas.
· Es importante conocer la finalidad de quien nos contrata (cliente) la cuál puede ser : homenajear, conmemorar, celebrar o atraer.
· Hay que establecer un proyecto preliminar y definir tiempos y asistencia.
· Debemos contar con por lo menos tres presupuestos para poder comparar.
· Tener en cuenta la administración del evento en cuanto a papelería, promoción/prensa, funciones de cada uno del personal, derecho de admisión, permisos, convenios.
· Elección del ámbito donde se desarrollará de acuerdo a la magnitud y al carácter de la reunión.
· Financiamiento propio, sponsors, subsidios, auspicio, apoyo, etc.
· Staff organizativo: delimitación de responsabilidades y estructura jerárquica.
· Declaraciones oficiales: si el evento es de interés nacional, provincial, municipal, turístico, auspicio, fiesta
· La lista de invitados, que pueden ser naturales, ocasionales, generales. Es importante establecer que tipo de publico y el nivel de asistencia.
· Confeccionar y enviar las invitaciones con 45 días de anticipación.
· Planificación del menú, lista de compras que será guardada para próximas reuniones, pero tendremos en cuenta las compras de productos, producción y presentación.
· Ambientación: privilegiar el mayor espacio posible, y eliminar cualquier objeto que conforme un riesgo para los invitados y anfitriones. Tomar en cuenta la iluminación. Instalaciones especiales. Ornamentación. Seguridad. Estacionamiento.
· 48-24 horas antes:
· Armado de estructura fijas (mesas, tarimas etc.)
· Pruebas de sonido e imagen.
· Revisión de planos.
· Chequeo de servicios
· Recepción de mercadería.
· Lista definitiva de invitados.
· 12 horas antes.
· Chequeo general de actividades en tiempo y forma.
· Comienzo del evento y análisis de primeros movimientos.
· Activación y solución de posibles inconvenientes.
Saludos, ya tienes para trabajar y empezar.
Suerte
