Gestión anulación viaje combinado mayorista
Estoy montando una agencia de viajes mayorista y necesito ayuda, ya tengo varias dudas sobre cómo se debe actuar ante la cancelación de un viaje.
El Decreto ley 1-2007 habla que se le pueden cobrar al cliente final unos gastos por gestión y anulación aparte de las penalizaciones correspondientes a las fechas de cancelación.
1. Ya que yo facturaré a la agencia de viajes, ¿el abono se lo tendré que hacer a la agencia de viajes, verdad?
2. La agencias de viajes con las que trabajo estarán en el extranjero, ¿la factura de abono la debe de tener en posesión la agencia de viajes en el mismo momento de la cancelación?
si es así, ¿Cómo recopilo los gastos de gestión y anulación para justificarlos?
3. ¿Se le debe de adjuntar en dicho correo a la agencia de viajes los justificantes de los gastos de gestión y anulación?
4. Quiero ofrecer la posibilidad de realizar viajes mixtos (con personas de varios países), con un mínimo de 5 personas para la realización del evento, una vez se llene el grupo se pedirá confirmar la reserva, realizando el cliente final el pago total del viaje. Si después de esta confirmación, 5 plazas, me devuelven 2 plazas, por lo tanto el grupo se queda con 3 personas, como puedo justificar los gastos comunes tales como traductores, guías, alquiler de vehículos, ¿si el evento no se ha realizado aún? ¿Debería de cancelarles el viaje al resto de los turistas? En este caso, ya que es el organizador quien cancela el viaje, ¿cómo puedo cobrar los gastos de gestión y anulación?
5. ¿Qué se puede incluir como gastos de gestión y como gasto de anulación?
Esta es la parte del proyecto en la cual más dudas me han surgido.
2 Respuestas
En principio si trabajas como mayorista no puedes vender al publico final por lo que no puedes cobrar gastos de gestión (salvo si te encuentras en Cataluña donde han creado una licencia única para agencias mayoristas y minoristas, comprueba si es tu caso o has solicitado la licencia antes de esta modificación). Lo que sí puedes aplicar son los gastos de anulación en función a la fecha de cancelación y, adicionalmente, una penalización simbólica para cualquier tipo de anulación.
Respuesta 1: Si facturas a una minorista lo normal es enviar la factura tras la prestación del servicio por lo que si la cancelación se realiza antes, la factura deberá incluir exclusivamente los gastos derivados de la cancelación (comisión minorista incluida y desglosada). En cualquier caso tu trato deberá ser exclusivamente con la agencia minorista ya que será ella quien devuelva el dinero al cliente, si procede. Aconsejo que tus acuerdos con las agencias minoristas sean en prepago, hoy en día no es muy conveniente abrir crédito a las minoristas (a no ser que pertenezcan a alguna vertical) por si cierran antes de hacerte el pago.
R.2: Si has cancelado totalmente la reserva tienes que enviar la factura junto con la confirmación de la cancelación.
R.3: Debe estar todo incluido en la factura que adjuntes y para evitar malentendidos todo gasto derivado de una cancelación deberá estar incluido de forma clara y concisa en el contrato de viajes combinado celebrado entre la minorista, la mayorista y el cliente.
R.4: Deberás de incluir una clausula en el contrato de viajes combinado indicando que la celebración de dicho producto está sujeto a un mínimo de pax. Aún así debes establecer un periodo lo suficientemente amplio para que tras el mismo la penalización sea del 100% por tanto puedas cubrir el gasto de esas plazas canceladas y el resto de participantes puedan disfrutar de su producto.
R.5: Deberás incluir todo aquello que te suponga gastos desde el momento en el que confirmes una reserva.
No te puedo ayudar mucho en esto porque trabajamos con agencias minoristas.
El abono se lo tienes que hacer a la agencia de viajes, es una comisión por gastos de gestión, un servicio con su factura.
La factura se la tienes que hacer con fecha de la cancelación del viaje, en el momento que tu cliente te hace una reserva, ya puedes cobrar ese servicio.
Para que te quede un poco mas claro, tu eres una empresa de servicios como si fueras una asesoría, los gastos de gestión son por el trabajo que a tenido esa cancelación (tiempo llevado, papel usado, electricidad consumida, etc)
Los gastos de anulación creo que son lo que cobra las empresas de los servicios que tu contrates, (traductores, guías, etc) que eso lo justificas tu con la factura que te deben hacer ellos.