¿Cómo se puede llevar una mejor trazabilidad cara a la compra y venta de jamón ya curado?

Trabajo en una empresa de distribución de producto ibérico ya curado. Hasta ahora estamos expidiendo todos los certificados de trazabilidad de forma manual, leyendo todas las partidas que se expiden y buscando una a una en el certificado del proveedor y metiendo a mano los lotes, fechas ... Etc.(ya que cada partida pertenece a un lote diferente, con fecha dife..) Poseemos un programa informático que no podemos utilizar ya que cada proveedor nos envía los certificado de diferente forma e incluyendo cada uno, unos datos diferentes. Por ello necesitamos saber cómo podemos hacer para agilizar nuestro sistema de trazabilidad ya que tardamos mucho al ir uno a uno, y transladando toda la información del proveedor. Recuerdo que unicamente compramos producto curado y vendemos, pero compramos 3000 a un proveedor, 5000 a otro (cada uno con sus varios lotes etc), luego vendemos 1000 a un cliente, 1700 a otro... Hemos pensado en lotear a la entrada cada recepción (ejemplo: código de proveedor y fecha de compra), y así no ir uno a uno sino decir 300 de este lote (nuestro lote ya nos iría a el certificado del proveedor donde está toda la información ampliada) pero ¿valdría con lotear cada compra? ¿Habría qué añadir una identificación individual de nuevo? ¿Habría qué lotear y seguir leyendo sus piezas?... Etc. Por favor si alguien nos diera una idea o algún consejo para poder agilizar la trazabilidad de manera correcta, se lo agradecería mucho ya que creo que nos estamos liando demasiado y tardando 1 semana en sacar un certificado, cuando quizá es mucho más sencillo que lo que creemos. Me urge.