La normativa está contenida en el anexo II del Reglamento de la organización y régimen del Notariado y dice lo siguiente:
Os Curas párrocos y Notarios de la Península e islas adyacentes que de cualquier modo intervengan en los otorgamientos y protocolizaciones y actas notariales que se relacionan en el artículo tercero, dirigirán dentro de tercero día al Decanato del respectivo Colegio Notarial una comunicación en la que, por párrafos separados y numerados, se consignen las noticias determinadas en el artículo cuarto. En el caso de no poder expresarlas todas, manifestarán que son las únicas adquiridas.
Los Agentes diplomáticos o consulares de España en el extranjero remitirán a la Dirección General la comunicación que expresa el párrafo precedente en el primer correo que puedan utilizar.
Los Decanatos facilitarán a los Notarios del respectivo Colegio oficios impresos para las comunicaciones.
La Dirección General y los Decanos, respectivamente, acusarán recibo a los Agentes diplomáticos o consulares, así como a los Párrocos, por medio de oficio, que éstos deberán conservar.
Si transcurrido el tiempo necesario para recibir el oficio no llegare a poder de dichos funcionarios, repetirán la comunicación hasta obtenerlo. Los Jueces y Tribunales respectivos consignarán igualmente en comunicación al Decano del Colegio Notarial los datos necesarios para llenar las casillas en las tarjetas a que se refiere el artículo cuarto cuando proceda, según los casos.
Los Decanos acusarán el correspondiente recibo a los respectivos Notarios dentro del tercer día, mediante una tarjeta igual a las usadas para la Dirección General, en la que además, se exprese que corresponde al oficio recibido según su número especial.
Con tales tarjetas formarán los Notarios un Registro o fichero de últimas voluntades.
Los Decanos de los Colegios Notariales que reciban las comunicaciones a que se refiere el artículo anterior dispondrán que inmediatamente se consignen los datos en el Registro particular que ha de llevarse en el Decanato.
La información será remitida al Registro General de Actos de Ultima Voluntad por el procedimiento y con la periodicidad que se determine.